Online check-in není jen pohodlnější příjezd — je to způsob, jak jedním vyplněním od hosta pokrýt všechny evidenční povinnosti najednou: hlášení cizinců do UbyPortu, domovní knihu, evidenční knihu i podklady pro poplatek z pobytu. Tady je, co musí obsahovat, aby to právně i prakticky fungovalo.
Proč sbírat údaje před příjezdem?
Zákonné povinnosti českého ubytovatele stojí na stejných údajích o hostovi:
| Povinnost | Potřebné údaje |
|---|---|
| Hlášení cizinců — UbyPort (zpravidla do 3 pracovních dnů) | jméno, datum narození, státní příslušnost, číslo dokladu, data pobytu, účel pobytu |
| Domovní kniha | jméno, údaje dokladu, data příjezdu a odjezdu — všichni hosté |
| Evidenční kniha | jméno, doklad, data pobytu — podklad pro poplatek |
| Poplatek z pobytu | počet osob a nocí, nárok na osvobození |
Rezervační platformy vám z toho dodají typicky jen jméno a kontakt — zbytek musíte dosbírat. Otázka je jen kdy a jak: ručním přepisováním z dokladu při příjezdu, nebo online formulářem předem. Právně je sběr předem v pořádku — zákon určuje nejzazší termín hlášení, ne nejdřívější moment sběru.
Co má online check-in obsahovat?
- Identifikační údaje — jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, číslo dokladu.
- Údaje o pobytu — datum příjezdu a odjezdu, počet osob.
- Účel pobytu — u cizinců povinná položka hlášení; vybírá se z číselníku kódů, který je jinak zapadlý v technické dokumentaci UbyPortu.
- Podklady pro osvobození od poplatku — věk dětí, průkaz ZTP/P, podle vyhlášky vaší obce.
- Elektronický podpis — pokrývá podpis hosta i souhlas s ubytovacím řádem.
- Pravidla pobytu — ubytovací řád doručený před příjezdem je vymahatelnější než nástěnka v bytě.
Jak je to s GDPR?
Sbírejte údaje, ne doklady: ke splnění povinností postačují vypsané údaje z dokladu, plošné kopírování občanek a pasů je z pohledu minimalizace údajů riziková praxe. K online check-inu patří i informování hosta, k čemu se údaje použijí (zákonné povinnosti ubytovatele) a jak dlouho se uchovávají — podrobně v přehledu GDPR pro ubytovatele.
Proč rozhoduje jazyk formuláře?
Nejčastější důvod, proč hosté formulář nevyplní, je jazyková bariéra. Zahraniční host, který dostane formulář česky, ho odloží „na později” — formulář ve svém jazyce vyplní hned. U zahraniční klientely je vícejazyčnost formuláře rozdíl mezi 90 % a 30 % vyplnění před příjezdem.
Jak to řeší Best Guest
Přesně tohle je jádro Best Guest: host dostane po rezervaci odkaz na online check-in ve svém jazyce (formulář je dostupný ve 43 jazycích), vyplní údaje včetně účelu pobytu ze správného číselníku a podepíše se elektronicky. Z jednoho vyplnění se automaticky vede domovní i evidenční kniha, spočítá poplatek z pobytu — a hlášení zahraničních hostů odejde do UbyPortu automaticky přes oficiální API, bez ručního podávání. Lhůta 3 pracovních dnů tak nestojí na tom, jestli si někdo vzpomene: check-in hosta rovnou znamená splněné hlášení.
Související stránky
Časté otázky
Je online check-in v Česku legální — nahrazuje papírové knihy?
Ano. Zákon nepředepisuje papírovou formu evidence hostů — domovní i evidenční kniha mohou být digitální, pokud jsou úplné a předložitelné při kontrole, a údaje pro hlášení cizinců lze sbírat elektronicky. Podpis hosta lze zajistit elektronickým podpisem při online check-inu.
Jaké údaje musí online check-in sbírat?
Minimálně to, co vyžadují úřední povinnosti: jméno a příjmení, datum narození, státní příslušnost, číslo dokladu, data pobytu, účel pobytu (u cizinců) a podpis. K tomu údaje pro poplatek z pobytu — počet osob a nocí a případný nárok na osvobození (například věk nebo průkaz ZTP/P).
Mohu od hosta chtít fotokopii dokladu?
Opatrně — zásada minimalizace údajů podle GDPR říká: sbírejte údaje, ne doklady, pokud údaje stačí. Ke splnění hlášení i obou knih postačují vypsané údaje z dokladu; plošné kopírování dokladů je rizikovější praxe.
Kdy má host check-in vyplnit?
Ideálně před příjezdem. Hlášení cizince musí být podáno zpravidla do 3 pracovních dnů od začátku ubytování a údaje vyplněné předem znamenají, že hlášení může odejít hned v den příjezdu — místo nahánění hostů během pobytu. Vyplnění předem je i právně v pořádku: zákon určuje nejzazší termín hlášení, ne nejdřívější moment sběru údajů.
Co když host odmítne údaje vyplnit online?
Údaje potřebujete tak jako tak — alternativou je ruční sběr při příjezdu. Pomáhá komunikovat, že jde o zákonnou povinnost (u cizinců hlášení policii), ne o marketing. V praxi vyplní online formulář drtivá většina hostů, zvlášť pokud je v jejich jazyce.
Zdroje
Ověřeno podle
Pouze informativní
Tato stránka slouží pouze pro obecnou informaci a není právním ani daňovým poradenstvím. Sazby, lhůty a osvobození stanoví zákon a obecní vyhlášky a mohou se měnit — aktuální požadavky si vždy ověřte u své obce nebo odborného poradce.