Online check-in není jen pohodlnější příjezd — je to způsob, jak jedním vyplněním od hosta pokrýt všechny evidenční povinnosti najednou: hlášení cizinců do UbyPortu, domovní knihu, evidenční knihu i podklady pro poplatek z pobytu. Tady je, co musí obsahovat, aby to právně i prakticky fungovalo.

Proč sbírat údaje před příjezdem?

Zákonné povinnosti českého ubytovatele stojí z velké části na stejných údajích o hostovi:

Povinnost a právní základCo zákon vyžaduje
Hlášení cizinců — UbyPort: § 102 zákona č. 326/1999 Sb., do 3 pracovních dnů po ubytováníúdaje přihlašovacího tiskopisu (§ 97): jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu, číslo víza (je-li v dokladu), začátek, místo a předpokládaná doba pobytu, účel pobytu — všichni cizinci včetně občanů EU
Domovní kniha: § 100 písm. f) a § 101 zákona č. 326/1999 Sb.údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu, začátek a konec ubytování — ubytovaní cizinci; uchovává se 6 let od posledního zápisu
Evidenční kniha: § 3g zákona č. 565/1990 Sb.den začátku a konce pobytu, jméno a příjmení, adresa bydliště (i v zahraničí), datum narození, druh a číslo dokladu totožnosti, vybraný poplatek nebo důvod osvobození — každý host s úplatným pobytem včetně Čechů; uchovává se 6 let od posledního zápisu
Poplatek z pobytu: § 3a–3f zákona č. 565/1990 Sb. a vyhláška obcepočet osob a nocí, nárok na osvobození

Pozor na rozdíl mezi knihami: domovní kniha vychází ze zákona o pobytu cizinců a zapisují se do ní ubytovaní cizinci. Evidenční knihu vede plátce poplatku z pobytu, tedy ubytovatel v obci, která poplatek zavedla vyhláškou, a patří do ní každý host s úplatným pobytem — i Češi a hosté od poplatku osvobození.

Nad rámec zákona upřesňují pokyny cizinecké policie k vyplňování tiskopisu, že číslo cestovního dokladu je povinné vždy, trvalé bydliště v zahraničí je cizinec povinen vyplnit a číslo víza se uvádí jen u držitelů víza. A hlavně: oznamuje se skutečné ubytování, ne rezervace.

Rezervační platformy vám z toho dodají typicky jen jméno a kontakt — zbytek musíte dosbírat. Otázka je jen kdy a jak: ručním přepisováním z dokladu při příjezdu, nebo online formulářem předem. Sběr údajů předem zákon nezakazuje — určuje nejzazší termín hlášení, ne nejdřívější moment sběru. Samotné hlášení ale odchází až po příjezdu hosta.

Co má online check-in obsahovat?

  1. Identifikační údaje — jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, druh a číslo dokladu, u držitelů víza i číslo víza.
  2. Adresa bydliště — evidenční kniha ji vyžaduje u všech hostů (§ 3g odst. 2 písm. b) zákona č. 565/1990 Sb.), u cizinců jde zároveň o trvalé bydliště v zahraničí pro hlášení (§ 97 zákona č. 326/1999 Sb.).
  3. Údaje o pobytu — datum příjezdu a odjezdu, počet osob.
  4. Účel pobytu — u cizinců povinná položka hlášení; vybírá se z číselníku kódů, který je jinak zapadlý v technické dokumentaci UbyPortu.
  5. Podklady pro osvobození od poplatku — zákonná osvobození platí ve všech obcích (§ 3b zákona č. 565/1990 Sb., například osoby mladší 18 let nebo držitelé průkazu ZTP/P a jejich průvodce), další může přidat vyhláška vaší obce (§ 14 odst. 3). Úplný výčet najdete v přehledu kdo je od poplatku z pobytu osvobozen.
  6. Podpis — zákon ukládá cizinci od 15 let osobně vyplnit a podepsat přihlašovací tiskopis nebo listinný dokument se stejnými údaji (§ 103 písm. b) zákona č. 326/1999 Sb.). Elektronický podpis zákon výslovně neupravuje; pokyny cizinecké policie ale připouštějí, že tiskopis lze vyplnit a podepsat i na tabletu.
  7. Pravidla pobytu — ubytovací řád doručený před příjezdem je vymahatelnější než nástěnka v bytě.

Jak je to s GDPR?

Sbírejte údaje, ne doklady: ke splnění povinností postačují vypsané údaje z dokladu. U českých dokladů to říká přímo zákon — kopii občanského průkazu nesmíte pořídit bez souhlasu jeho držitele (§ 39 písm. c) zákona č. 269/2021 Sb.) a totéž platí pro cestovní pas (§ 2 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb.). U zahraničních pasů rozhoduje GDPR a jeho zásada minimalizace: když stačí vypsané údaje, plošné skenování dokladů těžko obhájíte.

K online check-inu patří i informování hosta, k čemu se údaje použijí (zákonné povinnosti ubytovatele) a jak dlouho se uchovávají — u domovní i evidenční knihy je to 6 let od posledního zápisu. Podrobně v přehledu GDPR pro ubytovatele.

Co se mění v roce 2026 a co se teprve chystá

  • Nařízení EU 2024/1028 o krátkodobých pronájmech se uplatňuje od 20. května 2026. Týká se registrace ubytovacích jednotek a údajů, které úřadům předávají platformy jako Airbnb nebo Booking.com — to, co sbíráte od hostů při check-inu, nemění. Česko podle něj registrační postup zatím nezavedlo; podrobnosti v průvodci nařízením EU 2024/1028.
  • e-Turista má hlášení sjednotit do jednoho registru, zatím je to ale jen projednávaný návrh zákona, ne platná povinnost.

Hlášení do UbyPortu, domovní i evidenční kniha proto platí beze změny.

Proč rozhoduje jazyk formuláře?

Nejčastější důvod, proč hosté formulář nevyplní, je jazyková bariéra. Zahraniční host, který dostane formulář česky, ho odloží „na později” — formulář ve svém jazyce vyplní hned. U zahraniční klientely je vícejazyčnost formuláře rozdíl mezi 90 % a 30 % vyplnění před příjezdem.

Jak to řeší Best Guest

Přesně tohle je jádro Best Guest: host dostane po rezervaci e-mailem odkaz na online check-in ve svém jazyce (formulář je dostupný ve 43 jazycích), vyplní údaje včetně adresy, účelu pobytu ze správného číselníku a u hostů ze zemí s vízovou povinností i čísla víza a podepíše se elektronicky prstem nebo myší. Fotku ani sken dokladu formulář nechce — host údaje vypíše. Z jednoho vyplnění se automaticky vede domovní i evidenční kniha, kterou si ke kontrole vytisknete jako PDF, a spočítá se poplatek z pobytu. Když si zapnete automatické hlášení, odejde hlášení zahraničních hostů do UbyPortu přes oficiální rozhraní samo, jakmile host dorazí — bez ručního podávání. Lhůta 3 pracovních dnů tak nestojí na tom, jestli si někdo vzpomene.

Související stránky

Časté otázky

Je online check-in v Česku legální — nahrazuje papírové knihy?

Ano, s jednou výhradou. Evidenční knihu pro poplatek z pobytu smíte podle § 3g zákona č. 565/1990 Sb. výslovně vést v listinné i elektronické podobě. U domovní knihy zákon o pobytu cizinců formu nestanoví, cizinecká policie ale na svém webu uvádí, že ji ubytovatel pro účely kontroly vede v listinné podobě — digitální evidenci proto mějte připravenou k vytištění. Ubytování cizinců hlásí podnikající ubytovatel elektronicky přes UbyPort (§ 102 odst. 3) a podle pokynů policie lze přihlašovací tiskopis vyplnit a podepsat i na tabletu.

Jaké údaje musí online check-in sbírat?

U všech hostů údaje pro evidenční knihu (§ 3g zákona č. 565/1990 Sb.): jméno a příjmení, adresu bydliště, datum narození, druh a číslo dokladu totožnosti, den příjezdu a odjezdu a případný důvod osvobození od poplatku. U cizinců navíc údaje přihlašovacího tiskopisu (§ 97 zákona č. 326/1999 Sb.): státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu, číslo víza (je-li v dokladu), předpokládanou dobu a účel pobytu. Cizinec od 15 let se navíc podepisuje.

Mohu od hosta chtít fotokopii dokladu?

Jen se souhlasem a jen když ji opravdu potřebujete. Kopii českého občanského průkazu nesmíte pořídit bez souhlasu držitele (§ 39 písm. c) zákona č. 269/2021 Sb., pokuta až 10 000 Kč), u českého cestovního pasu platí totéž podle § 2 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb. U zahraničních dokladů rozhoduje GDPR a jeho zásada minimalizace údajů. Zákon o pobytu cizinců ani zákon o místních poplatcích kopii dokladu nevyžadují — pro hlášení i obě knihy stačí vypsané údaje.

Kdy má host check-in vyplnit?

Ideálně před příjezdem. Ubytování cizince musíte oznámit do 3 pracovních dnů po jeho ubytování (§ 102 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.). Podle pokynů policie se oznamuje skutečné ubytování, ne rezervace, takže hlášení odchází až po příjezdu — díky údajům vyplněným předem ale může odejít hned v den příjezdu, místo nahánění hostů během pobytu. Sběr údajů předem zákon nezakazuje, určuje jen nejzazší termín hlášení.

Co když host odmítne údaje vyplnit online?

Údaje potřebujete tak jako tak — alternativou je ruční sběr při příjezdu. Pomáhá komunikovat, že jde o zákonnou povinnost (u cizinců hlášení policii), ne o marketing. Pokud cizinec odmítne přihlašovací tiskopis vyplnit a podepsat vůbec, podle pokynů policie se to ohlásí cizinecké policii. V praxi vyplní online formulář drtivá většina hostů, zvlášť pokud je v jejich jazyce.

Musí mi host i při online check-inu ukázat doklad?

Cizinec je ze zákona povinen předložit ubytovateli cestovní doklad nebo doklad o pobytu (§ 103 písm. b) zákona č. 326/1999 Sb.). S online vyplněním předem zákon výslovně nepočítá, proto je rozumné údaje z formuláře při příjezdu porovnat s dokladem. Pokud si chcete doklad vyfotit nebo okopírovat, potřebujete k tomu souhlas hosta.

Mění na check-inu něco nařízení EU 2024/1028 nebo e-Turista?

Zatím ne. Nařízení EU 2024/1028 se uplatňuje od 20. května 2026, týká se ale registrace ubytovacích jednotek a údajů, které úřadům předávají platformy — ne údajů, které sbíráte od hostů. Česko podle něj registrační postup zatím nezavedlo. Registr e-Turista je zatím jen projednávaný návrh zákona. Hlášení do UbyPortu, domovní i evidenční kniha proto platí beze změny.

Zdroje

Ověřeno podle

Pouze informativní

Tato stránka slouží pouze pro obecnou informaci a není právním ani daňovým poradenstvím. Sazby, lhůty a osvobození stanoví zákon a obecní vyhlášky a mohou se měnit — aktuální požadavky si vždy ověřte u své obce nebo odborného poradce.