Zásady zpracování osobních údajů pro hosty

1. Úvod

Společnost Hotel Analytics s.r.o., IČO: 06723756, se sídlem Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Česká Republika, poskytuje ubytovatelům webovou a mobilní službu Best Guest pro registraci hostů. Tento dokument vysvětluje, jak zpracováváme vaše osobní údaje jako hosta, a to ve dvou odlišných rolích popsaných níže, v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

2. Naše dvě role vůči vašim údajům

(a) Údaje z registračního (check-in) formuláře — jsme zpracovatel. Ubytovatel, u kterého se ubytováváte, je ve vztahu k těmto údajům správcem osobních údajů. My tyto údaje zpracováváme jménem ubytovatele jako zpracovatel dle čl. 28 GDPR, na základě zpracovatelské smlouvy uzavřené s ubytovatelem (Příloha č. 1 Obchodních podmínek pro ubytovatele). To znamená, že svá práva subjektu údajů (přístup, oprava, výmaz apod.) uplatňujete primárně u ubytovatele; pokud nás kontaktujete přímo, váš požadavek postoupíme příslušnému ubytovateli a budeme mu asistovat při jeho vyřízení.

(b) Údaje volitelného účtu Best Guest — jsme správce. Pokud si vytvoříte vlastní účet Best Guest (přihlášení e-mailovým kódem, uložený profil pro budoucí pobyty, nastavení souhlasů), jsme ve vztahu k těmto údajům správcem osobních údajů my. Svá práva v této roli můžete uplatnit přímo u nás (viz čl. 9 a 10).

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů a účely zpracování

(a) Údaje z registračního formuláře (zpracováváme jako zpracovatel jménem ubytovatele):

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost) — splnění zákonných povinností ubytovatele; právní základ (na straně ubytovatele jako správce): právní povinnost.
• Adresa pobytu (trvalá adresa, adresa během pobytu) — evidence hostů pro místní poplatky a hlášení cizinecké policii; právní základ: právní povinnost.
• Cestovní doklady (číslo pasu nebo občanského průkazu, druh dokladu, číslo víza) — splnění povinností dle zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců; právní základ: právní povinnost.
• Údaje o pobytu (datum a čas příjezdu a odjezdu, účel pobytu) — splnění zákonných povinností a výpočet místních poplatků; právní základ: právní povinnost.
• Podpis (je-li vyžadován ubytovatelem) — potvrzení správnosti údajů poskytnutých hostem; ukládá se do vašeho profilu pouze tehdy, pokud jste vyjádřili souhlas s Podmínkami pro hosty.

(b) Údaje volitelného účtu (zpracováváme jako správce):

• Kontaktní údaje (e-mail) — přihlášení pomocí jednorázového kódu, zabezpečení účtu, komunikace; právní základ: souhlas / plnění smlouvy o poskytování účtu.
• Profil hosta (dobrovolně uložené identifikační a kontaktní údaje z předchozích pobytů) — zjednodušení vyplnění budoucích registračních formulářů; právní základ: souhlas.
• Nastavení souhlasů (souhlas se zpracováním osobních údajů, souhlas s podmínkami, marketingové preference) — evidence uděleného souhlasu; právní základ: plnění právní povinnosti prokázat souhlas.

4. Právní základy zpracování osobních údajů

• Souhlas subjektu údajů – využíváme zejména při vytvoření vašeho účtu a ukládání profilu pro budoucí pobyty; souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat, aniž by to ovlivnilo možnost vyplnit registrační formulář jako neregistrovaný host.
• Plnění smlouvy – nezbytné pro poskytnutí funkce účtu (uložení profilu, přihlášení).
• Zákonná povinnost – u údajů z registračního formuláře jde o povinnost ubytovatele podle zákona č. 326/1999 Sb. (evidence cizinců) a zákona č. 565/1990 Sb. (místní poplatky); my tyto údaje zpracováváme jako zpracovatel na základě pokynů ubytovatele.
• Oprávněný zájem – zabezpečení Služby a ochrana před zneužitím.

5. Doba uchovávání osobních údajů

• Údaje z registračního formuláře (domovní kniha / evidenční kniha): uchovává je ubytovatel jako správce po dobu 6 let od posledního záznamu (povinnost dle zákona č. 326/1999 Sb. a č. 565/1990 Sb.); po tuto dobu je zpracováváme i my jako zpracovatel jménem ubytovatele.
• Údaje volitelného účtu: dokud účet existuje; po podání žádosti o smazání účtu běží 30denní ochranná lhůta, po jejímž uplynutí jsou údaje trvale smazány nebo anonymizovány (viz čl. 9).
• Podpis uložený v profilu: uchováván po dobu existence účtu, smazán společně s účtem.
• Technické protokoly: maximálně 12 měsíců.

6. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje z registračního formuláře mohou být sdíleny s:

• Ubytovatelem, u kterého se registrujete (jako správcem)
• Orgány veřejné moci (cizinecká policie, finanční úřad) v rozsahu stanoveném zákonem, prostřednictvím systémů jako Ubyport a eTurista, obsluhovaných ubytovatelem
• Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Německo) — hostování a ukládání dat v EU datových centrech
• Sinch Mailgun — odesílání transaktivních e-mailů (např. ověřovací kód pro přihlášení)

Všichni poskytovatelé třetích stran jsou vázáni smlouvami dle čl. 28 GDPR. Vaše osobní údaje jsou uchovávány pouze na území EU a nejsou předávány mimo EU.

7. Zabezpečení osobních údajů

Implementovali jsme technická a organizační opatření k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení vašich osobních údajů (šifrování při přenosu i v klidu, řízení přístupu, zálohování). Podrobnosti jsou dostupné na stránce „Bezpečnost a důvěra” na webu Služby.

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

8. Soubory cookie a analytika

Webové stránky bestguest.cz používají Plausible Analytics, bez-cookiový nástroj pro měření návštěvnosti, který neukládá soubory cookie a nesbírá osobní údaje. Aplikace Best Guest používá pouze technické úložiště nezbytné pro její provoz (přihlašovací a relační údaje); nepoužívá se žádné reklamní nebo sledovací cookies.

9. Vaše práva jako subjektu údajů

Máte následující práva: přístup k údajům, oprava, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitka proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, odvolání souhlasu a právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Jak tato práva uplatnit u údajů z registračního formuláře: obraťte se primárně na ubytovatele, u kterého jste se ubytovali — je jejich správcem. Pokud nás kontaktujete přímo na privacy@bestguest.cz, váš požadavek postoupíme příslušnému ubytovateli a poskytneme mu součinnost při jeho vyřízení.

Jak tato práva uplatnit u údajů vašeho účtu: kontaktujte nás přímo na privacy@bestguest.cz, nebo využijte samoobslužné nástroje popsané níže.

Uplatnění práva na výmaz — smazání účtu

Svůj účet můžete smazat sami, bez kontaktování podpory, na stránce Účet v hostovské aplikaci. Po ověření vaší totožnosti (jednorázovým kódem zaslaným na váš e-mail) je účet okamžitě deaktivován a odhlášen ze všech zařízení a začíná běžet 30denní ochranná lhůta. 7 dní a 1 den před definitivním smazáním vám zašleme připomínkový e-mail; během ochranné lhůty můžete účet kdykoli obnovit — stačí se znovu přihlásit a obnovení potvrdit.

Po uplynutí ochranné lhůty vaše účtové údaje (profil, uložený podpis, nastavení souhlasů) trvale smažeme nebo anonymizujeme. Smazání vašeho účtu neovlivňuje záznamy o vašem pobytu v domovní/evidenční knize ubytovatele — ty je ubytovatel povinen ze zákona uchovávat po dobu uvedenou v článku 5 bez ohledu na stav vašeho účtu Best Guest. S dotazy ke smazání účtu se na nás obraťte na privacy@bestguest.cz.

10. Kontaktní údaje

Pro uplatnění vašich práv nebo s jakýmikoli dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na privacy@bestguest.cz.

Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

11. Změny zásad zpracování osobních údajů

Tyto zásady můžeme příležitostně aktualizovat, abychom zohlednili změny v našich postupech nebo právních požadavcích. O významných změnách vás budeme informovat prostřednictvím naší webové stránky nebo e-mailem, pokud máte vytvořený účet.

Tyto zásady nabývají účinnosti dne [EFFECTIVE_DATE].