Domovní kniha a evidence hostů: zákonné nároky

Domovní kniha

Domovní kniha je evidence ubytovaných cizinců, včetně občanů EU (§ 100 písm. f) a § 101 zákona č. 326/1999 Sb.). Zapisují se do ní údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu (§ 97) a počátek a konec ubytování; na požádání ji předkládáte policii. České hosty do ní zákon zapisovat neukládá — ti patří do evidenční knihy (viz níže). Formu domovní knihy zákon výslovně neupravuje, cizinecká policie ale na svém webu uvádí, že se vede „v listinné podobě pro účely kontroly“. Elektronickou evidenci proto mějte připravenou k vytištění. Elektronické vedení má i tak tu výhodu, že nezávisí na tom, jestli si recepční pokaždé vzpomene knihu vyplnit.

Evidenční kniha

Evidenční knihu ukládá zákon o místních poplatcích (§ 3g zákona č. 565/1990 Sb.) plátci poplatku z pobytu, tedy ubytovateli v obci, která poplatek zavedla, a to za každé zařízení. Patří do ní každý host s úplatným pobytem, včetně Čechů a osvobozených hostů: den počátku a konce pobytu, jméno a příjmení, adresa místa přihlášení (nebo obdobného místa v zahraničí), datum narození, druh a číslo průkazu totožnosti a výše vybraného poplatku, nebo důvod osvobození. Zákon výslovně dovoluje listinnou i elektronickou podobu. Údaje se z velké části překrývají s domovní knihou a s hlášením do UbyPortu, takže při automatizované registraci hostů může jedno ověřené vyplnění naplnit obě evidence i hlášení najednou.

Hlášení do UbyPortu

Ubytovatel musí ubytování zahraničního hosta oznámit cizinecké policii do 3 pracovních dnů po jeho ubytování (§ 102 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.); kdo ubytovává jako podnikatel, podává hlášení elektronicky přes UbyPort (§ 102 odst. 3). Hlášení obsahuje údaje přihlašovacího tiskopisu (§ 97): jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza (je-li v dokladu vyznačeno), počátek, místo, předpokládanou dobu a účel pobytu. Českých občanů se tato povinnost netýká — zapisují se jen do evidenční knihy.

Co hrozí za nesplnění: Za nesplnění povinností podle § 100 (včetně nenahlášení cizince) i za vedení nebo uchovávání domovní knihy v rozporu s § 101 hrozí pokuta až 50 000 Kč (§ 156 a § 157 zákona č. 326/1999 Sb.).

Poplatek z pobytu

Poplatek z pobytu je místní poplatek, který obce vybírají za každého hosta a strávenou noc. Ubytovatel poplatek vybere od hosta a odvede ho obci, obvykle v pravidelném intervalu. Sazbu (nejvýše 50 Kč za osobu a den, § 3d) stanoví obec vyhláškou. Zákonná osvobození (§ 3b, například osoby mladší 18 let nebo držitelé průkazu ZTP/P a jejich průvodci) platí v každé obci; další může obec přidat vyhláškou (§ 14 odst. 3 písm. a)). Správný výpočet proto vyžaduje znát aktuální pravidla přesně pro danou lokalitu.

Jak dlouho záznamy uchovávat

Domovní i evidenční knihu je potřeba uchovávat 6 let od posledního zápisu (§ 101 odst. 4 zákona č. 326/1999 Sb., § 3g odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb.) a na vyžádání je předložit při kontrole. Digitální, centrálně vedené záznamy jsou v praxi mnohem snazší dohledat než papírové knihy rozdělené mezi jednotlivé provozovny; domovní knihu ale mějte pro kontrolu připravenou k vytištění (viz výše).

Kde se ubytovatelé nejčastěji spletou

• Chybějící nebo pozdní hlášení do UbyPortu — obvykle proto, že se zpráva z rezervačního kanálu přehlédne, ne z nedbalosti.
• Nekonzistentní evidence napříč provozovnami — pokud se domovní kniha vede v tabulkách nebo na papíře na více místech zvlášť.
• Špatně nebo neaktuálně nastavený poplatek z pobytu — zvlášť pokud obec sazbu nebo výjimky v průběhu roku změní.
• Chybějící podpis cizince — cizinec musí osobně vyplnit a podepsat přihlašovací tiskopis, nebo podepsat listinný dokument s údaji v jeho rozsahu (§ 103 písm. b) zákona č. 326/1999 Sb.; neplatí pro děti mladší 15 let). Bez podepsaného záznamu se při kontrole těžko dokládá, že údaje pocházejí od hosta.

Jak to řešit bez ručního zadávání

Nejspolehlivější způsob, jak tyto čtyři povinnosti splnit bez chyb, je nechat hosta vyplnit údaje sám online už před příjezdem a nechat systém automaticky ověřit rezervaci, odeslat hlášení do UbyPortu, zapsat hosta do evidenční knihy (cizince navíc do domovní knihy) a spočítat poplatek z pobytu. Přesně to dělá Best Guest — podrobnosti najdete na stránkách jednotlivých funkcí: hlášení do UbyPortu, domovní kniha a poplatek z pobytu.

Chystá se také změna v podobě systému e-Turista, který by měl tato hlášení sjednotit — zákon, který by ho zavedl, ale zatím schválený není, takže současné povinnosti platí beze změny. Více v našem přehledu e-Turisty.