Evidence hostů je v České republice zákonná povinnost každého ubytovatele — od jednoho apartmánu na Airbnb až po hotel s desítkami pokojů. V praxi se tato povinnost skládá ze čtyř samostatných, ale provázaných částí: domovní knihy, evidenční knihy, hlášení do UbyPortu a poplatku z pobytu. Tento přehled shrnuje, co každá z nich vyžaduje a jak se v tom nejčastěji chybuje.

Domovní kniha

Domovní kniha je evidence všech hostů ubytovaných v provozovně, včetně data příjezdu a odjezdu. Zákon nevyžaduje, aby byla vedená na papíře — digitální záznam požadavek splňuje, pokud je úplný, přesný a lze ho na vyžádání předložit při kontrole živnostenským úřadem nebo jiným orgánem. Digitální forma má navíc tu výhodu, že nezávisí na tom, jestli si recepční pokaždé vzpomene knihu vyplnit.

Evidenční kniha

Evidenční kniha se od domovní knihy liší tím, že se zaměřuje na údaje z dokladů totožnosti — především u zahraničních hostů. Zaznamenává typ a číslo dokladu, státní příslušnost a data pobytu. Tyto údaje se z velké části překrývají s tím, co se odesílá do UbyPortu, takže při automatizované registraci hostů může jedno ověřené vyplnění naplnit obě evidence i hlášení najednou.

Hlášení do UbyPortu

Ubytovatelé musí zahraniční hosty nahlásit cizinecké policii ČR přes systém UbyPort, obvykle do 3 pracovních dnů od začátku ubytování. Hlášení zahrnuje jméno, datum narození, státní příslušnost, číslo dokladu a data pobytu. Českých občanů se tato konkrétní povinnost netýká — ti se evidují jen v domovní a evidenční knize.

Co hrozí za nesplnění: Za nenahlášeného nebo nesprávně nahlášeného hosta hrozí pokuta až 50 000 Kč za přestupek. Protože se pokuta počítá za každý jednotlivý případ, i pár přehlédnutých hlášení za rok se může sečíst do citelné částky.

Poplatek z pobytu

Poplatek z pobytu je místní daň, kterou obce vybírají za každého hosta a strávenou noc. Ubytovatel poplatek vybere od hosta a odvede ho obci, obvykle v pravidelném intervalu. Sazba i výjimky (například pro děti nebo osoby se zdravotním postižením) se liší podle konkrétní obce, takže správný výpočet vyžaduje znát aktuální pravidla přesně pro danou lokalitu.

Jak dlouho záznamy uchovávat

Záznamy z domovní a evidenční knihy je potřeba uchovávat po dobu stanovenou zákonem a na vyžádání je předložit při kontrole. Digitální, centrálně vedené záznamy s časovým razítkem jsou v praxi mnohem snazší dohledat a doložit než papírové knihy rozdělené mezi jednotlivé provozovny.

Kde se ubytovatelé nejčastěji spletou

  • Chybějící nebo pozdní hlášení do UbyPortu — obvykle proto, že se zpráva z rezervačního kanálu přehlédne, ne z nedbalosti.
  • Nekonzistentní evidence napříč provozovnami — pokud se domovní kniha vede v tabulkách nebo na papíře na více místech zvlášť.
  • Špatně nebo neaktuálně nastavený poplatek z pobytu — zvlášť pokud obec sazbu nebo výjimky v průběhu roku změní.
  • Chybějící doklad o souhlasu hosta — bez podepsaného záznamu je těžké při kontrole doložit, že host údaje odeslal sám a souhlasil s jejich zpracováním.

Jak to řešit bez ručního zadávání

Nejspolehlivější způsob, jak tyto čtyři povinnosti splnit bez chyb, je nechat hosta vyplnit údaje sám online už před příjezdem a nechat systém automaticky ověřit rezervaci, odeslat hlášení do UbyPortu, zapsat záznam do domovní a evidenční knihy a spočítat poplatek z pobytu. Přesně to dělá Best Guest — podrobnosti najdete na stránkách jednotlivých funkcí: hlášení do UbyPortu, domovní kniha a poplatek z pobytu.

Chystá se také změna v podobě systému e-Turista, který by měl tato hlášení sjednotit — legislativa k tomu ale zatím nebyla definitivně schválená, takže současné povinnosti platí beze změny. Více v našem přehledu e-Turisty.

Pouze informativní

Tato stránka slouží pouze pro obecnou informaci a není právním ani daňovým poradenstvím. Sazby, lhůty a osvobození stanoví zákon a obecní vyhlášky a mohou se měnit — aktuální požadavky si vždy ověřte u své obce nebo odborného poradce.