Obchodní podmínky služby Best Guest pro ubytovatele

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky”) upravují používání softwarové služby Best Guest (dále jen „Služba”) ubytovateli (poskytovateli ubytovacích služeb), kterou poskytuje společnost Hotel Analytics s.r.o., IČO: 06723756, DIČ: CZ06723756, se sídlem Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 287868/MSPH (dále jen „Poskytovatel”).

1.1a. Tyto Podmínky se vztahují výhradně na ubytovatele. Hosté, kteří vyplňují registrační (check-in) formuláře nebo si vytvářejí vlastní účet Best Guest, se řídí samostatnými Podmínkami pro hosty a Zásadami zpracování osobních údajů pro hosty.

1.2. Používáním Služby nebo registrací do Služby souhlasíte s těmito Podmínkami. Pokud s nimi nesouhlasíte, nepoužívejte Službu.
1.3. Tyto podmínky jsou uzavírány v českém jazyce; vztahy neupravené těmito Podmínkami se řídí českým právem, zejména občanským zákoníkem.

1.4. Služba je určena výhradně podnikatelům. Registrací do Služby Uživatel prohlašuje, že je podnikatelem ve smyslu § 420 a násl. občanského zákoníku, že smlouvu uzavírá v rámci své podnikatelské činnosti a že je držitelem příslušného živnostenského či jiného oprávnění k poskytování ubytovacích služeb. Na smluvní vztah se nepoužijí ustanovení o smlouvách uzavíraných se spotřebitelem.

1.5. Tyto Podmínky jsou vypracovány v českém a anglickém jazyce. V případě jakéhokoli rozporu mezi verzemi je rozhodující český text.

2. Popis služby

2.1. Best Guest je softwarový nástroj pro evidenci a správu hostů, zejména pro účely splnění zákonných povinností spojených s poskytováním ubytování a výběrem místních poplatků.
2.2. Služba je poskytována online prostřednictvím domén www.bestguest.cz a www.bestguestapp.com.
2.3. Služba je aktivována okamžitě po dokončení registrace a úvodního nastavení (onboardingu); žádná další doba zpracování objednávky se neuplatní.

2.4. Služba závisí na systémech třetích stran mimo kontrolu Poskytovatele, zejména na systému Ubyport Cizinecké policie, platební bráně a kalendářích rezervačních kanálů. Poskytovatel nezaručuje nepřetržitou dostupnost Služby; krátkodobé výpadky mohou vzniknout z důvodu údržby (která bude oznámena, kde je to možné) nebo selhání systémů třetích stran. Takové výpadky se nepovažují za vadu Služby.

3. Registrace a smluvní vztah

3.1. Pro využívání Služby je nutné vytvořit uživatelský účet. Registrací a používáním účtu vzniká smluvní vztah mezi Poskytovatelem a uživatelem.
3.2. Smlouva je uzavřena v elektronické formě vyplněním a odesláním registračního formuláře. Smluvní ujednání jsou obsažena v těchto Podmínkách.
3.3. Uživatel odpovídá za úplnost a pravdivost údajů zadaných při registraci a v průběhu užívání Služby.

3.4. Uživatel je povinen chránit své přihlašovací údaje v důvěrnosti, nesmí si účet sdílet s neoprávněnými osobami a odpovídá za všechny činnosti prováděné pod jeho účtem. Podezření na kompromitaci účtu musí být bez zbytečného odkladu nahlášeno na support@bestguest.cz.

4. Cena a platby

4.1. Služba je zpoplatněna dle aktuálního ceníku zveřejněného na webových stránkách Poskytovatele. Cena se může lišit podle rozsahu nebo funkcionalit.

4.2. Poskytovatel nabízí tři plány účtování:

Platba za formulář (Pay-as-you-go): cena za každý zaevidovaný pobyt hosta (registrační formulář) vytvořený v daném zúčtovacím období, vyúčtováno zpětně.
Měsíční předplatné: pevná cena za jednu nabídku (nejmenší rezervovatelnou jednotku ubytování) za měsíc; neomezený počet registrací hostů v rámci jedné nabídky.
Roční předplatné: pevná cena za jednu nabídku, zaplacená jednorázově za 12 měsíců předem. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH v souladu s aktuálním ceníkem.

4.3. Platby probíhají bezhotovostně prostřednictvím platební brány společnosti PayU S.A. (viz čl. 4.10) nebo na základě vystavené faktury.

4.4. Měsíční a roční předplatné se automaticky obnovují na stejné období, pokud je Uživatel nezruší v nastavení účtu před datem obnovy. Změna tarifu (přechod na vyšší i nižší tarif) vstupuje v platnost vždy až na konci aktuálního fakturačního období, případně na konci zkušební doby, byla-li změna provedena v jejím průběhu; do nabytí účinnosti může Uživatel naplánovanou změnu v nastavení účtu zrušit. Přechod z platby za jednotlivé formuláře na předplatné je účinný od prvního dne následujícího kalendářního měsíce. Zrušení předplatného je účinné na konci již zaplaceného období; poplatky za již započaté (předplacené) období, nebo jakoukoli jejich část, se nevrací. Toto neovlivňuje nárok na refundaci v případě oprávněné reklamace vady dle čl. 8.

4.5. Poskytovatel si vyhrazuje právo změnit ceník. Změny budou oznámeny Uživateli alespoň 30 dní před jejich účinností prostřednictvím e-mailu. Pokud se Uživatel se změnou nesouhlasí, může předplatné zrušit před nabytím účinnosti nové ceny. Pokračování v používání Služby po účinnosti nové ceny se považuje za souhlas.

4.6. V případě prodlení s úhradou více než 14 dní může být přístup do Služby dočasně omezen či pozastaven. Pozastavení Služby neukončuje smlouvu a nezbavuje Uživatele jeho povinností vůči státním orgánům. Údaje Uživatele se během pozastavení uchovávají.

4.7. Noví klienti mají po dokončení registrace a úvodního nastavení Služby (onboardingu) nárok na 14denní zkušební období zdarma. Po dobu zkušebního období Poskytovatel klientovi neúčtuje žádné poplatky za zaevidované pobyty hostů (check-iny), včetně pobytů s datem příjezdu před zahájením zkušebního období (např. v souvislosti s migrací historických dat z jiných systémů). Během zkušebního období se také neúčtují případné předplatné poplatky. Zpoplatněny jsou pouze pobyty s datem příjezdu po skončení zkušebního období.

4.8. Podmínkou zahájení zkušebního období je, že klient má ve Službě nastavenou platnou platební metodu a vyjádřil souhlas s těmito Podmínkami. Po skončení zkušebního období je Služba klientovi účtována dle aktuálního ceníku zvoleného plánu, a to počínaje nejbližším fakturačním cyklem (vyúčtování probíhá vždy k 15. dni v měsíci).

4.9. Zkušební období lze využít pouze jednou na jednoho klienta. Poskytovatel je oprávněn zkušební období upravit, neposkytnout nebo zpětně odebrat v případě zjištění jeho zneužití (např. opakovaná registrace téhož klienta za účelem opětovného čerpání zkušebního období).

4.10. Platby platební kartou zpracovává společnost PayU S.A., se sídlem ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznaň, Polsko, zapsaná v rejstříku podnikatelů pod č. KRS 0000274399, poskytující platební služby na základě povolení Komise pro finanční dohled (KNF) č. IP1/2012 (dále jen „PayU”). Údaje o platební kartě zadává Uživatel přímo do zabezpečeného formuláře PayU; Poskytovatel nemá k těmto údajům přístup a nikdy je neukládá na svých serverech.

4.11. Souhlasem s těmito Podmínkami a zadáním platební karty do zabezpečeného formuláře uděluje Uživatel Poskytovateli souhlas s opakovaným (automatickým) strháváním plateb z uložené platební karty za účelem úhrady Služby, a to vždy k datu daného fakturačního cyklu (viz čl. 4.8) ve výši odpovídající aktuálnímu ceníku, resp. u tarifu založeného na počtu vytvořených formulářů ve výši odpovídající skutečnému využití Služby v daném zúčtovacím období (cena za jeden formulář dle aktuálního ceníku vynásobená počtem vytvořených formulářů). Tento souhlas může Uživatel kdykoli odvolat ve svém nastavení účtu; odvolání souhlasu je účinné pro všechny budoucí platby a je Uživateli potvrzeno e-mailem.

4.12. Byla-li platba uhrazena platební kartou, vrací Poskytovatel případnou refundaci vždy zpět na tutéž platební kartu prostřednictvím PayU. Nárok na vrácení platby vzniká zejména v případě chybně provedené nebo duplicitní platby nebo v případě oprávněné reklamace vady Služby dle čl. 8. Vzhledem k B2B povaze Služby se na Uživatele nevztahuje spotřebitelské právo na odstoupení od smlouvy do 14 dnů; reklamace se řídí čl. 8 těchto Podmínek.

4.13. Poskytovatel může vydávat propagační kódy (kupóny) poskytující slevu na první platbu za tarif předplatného nebo prodloužení zkušebního období zdarma. Není-li u konkrétního kódu uvedeno jinak, platí pro každý kód: (a) může být časově omezen a omezen co do celkového počtu uplatnění, a stává se neplatným po uplynutí platnosti nebo po vyčerpání limitu uplatnění; (b) může jej uplatnit každý klient pouze jednou; (c) je nepřenosný, nemá peněžní hodnotu a nelze jej vyměnit za peníze; (d) vztahuje se pouze na tarify uvedené u daného kódu - kód poskytující slevu na první platbu se vztahuje výhradně na tarify předplatného a nesnižuje cenu založenou na počtu vytvořených formulářů (pay-per-form). Poskytovatel si vyhrazuje právo kód zrušit či odvolat, případně odmítnout nebo zpětně zrušit jeho uplatnění, zjistí-li zneužití (např. opakovanou registraci téhož klienta za účelem opětovného získání kódu). Na zkušební období prodloužené takovým kódem se přiměřeně použije čl. 4.9.

5. Práva a povinnosti

5.1. Uživatel nese výlučnou odpovědnost za správnost, úplnost, pravdivost a včasnost všech údajů zadaných do Služby — jak svých vlastních údajů, tak údajů o svých hostech. Tam, kde jsou údaje o hostech vyplňovány samotnými hosty (např. prostřednictvím formulářů online check-inu), je Uživatel povinen zkontrolovat jejich správnost a úplnost oproti dokladům totožnosti hosta. Poskytovatel neověřuje údaje o hostech žádným způsobem.

5.2. Služba je technickým nástrojem, který usnadňuje splňování zákonných povinností, ale samotné zákonné povinnosti — zejména hlášení ubytování cizinců Cizinecké policii (zákon č. 326/1999 Sb.), vedení domovní knihy (domovní kniha), výběr a placení místních poplatků (zákon č. 565/1990 Sb.) a daňové povinnosti — leží výhradně na Uživateli. Poskytovatel neodpovídá za jakoukoli pokutu, sankci nebo jiný postih uložený Uživateli státním orgánem, zejména pokud je způsoben nesprávnými, neúplnými nebo pozdě zadanými údaji od Uživatele nebo jeho hostů, selháním Uživatele v hlášení nebo kontrole zprávy, nebo nedostupností systémů třetích stran (např. Ubyport).

5.3. Jako správce údajů svých hostů je Uživatel povinen informovat hosty o zpracování jejich osobních údajů (čl. 13/14 GDPR). Poskytovatel poskytuje hostům informace o zpracování jejich údajů přímo v hostovské aplikaci a v Zásadách zpracování osobních údajů pro hosty ze zdvořilosti a za účelem transparentnosti; to Uživatele nezbavuje jeho vlastní povinnosti coby správce.

5.4. Poskytovatel uděluje Uživateli neexkluzivní, nepřevoditelnou licenci k používání Služby po dobu trvání smlouvy za účelem správy ubytování vlastního Uživatele. Veškerá práva duševního vlastnictví Služby zůstávají vlastnictvím Poskytovatele.

5.5. Poskytovatel odpovídá za technickou dostupnost Služby, správu systému a ochranu zpracovávaných dat podle platné legislativy.

5.6. Uživatel se zavazuje Službu nezneužívat k nezákonným účelům, nenarušovat funkčnost Služby ani nezasahovat do jejího zdrojového kódu.

6. Ochrana osobních údajů

6.1. Zpracování osobních údajů Uživatele (ubytovatele) se řídí samostatným dokumentem Zásady zpracování osobních údajů pro ubytovatele. Zpracování osobních údajů hostů Uživatele je popsáno v Zásadách zpracování osobních údajů pro hosty a v Příloze č. 1 níže.
6.2. Uživatel je ve vztahu k údajům svých hostů správcem, Poskytovatel vystupuje jako zpracovatel dle čl. 28 GDPR.
6.3. Podmínky zpracování osobních údajů hostů Poskytovatelem jakožto zpracovatelem jsou upraveny zpracovatelskou smlouvou, která tvoří Přílohu č. 1 těchto Podmínek a je jejich nedílnou součástí.

7. Ukončení smlouvy

7.1. Uživatel může smlouvu kdykoli ukončit zrušením svého účtu ve Službě. Ukončení smlouvy nezbavuje Uživatele povinnosti zaplatit poplatky za Služby, které mu již byly poskytnuta. U předplatného zůstávají poplatky za již započaté (předplacené) období nevrátitelné.

7.2. Poskytovatel může smlouvu vypovědět s 14 denní výpovědní lhůtou v případě závažného či opakovaného porušení Podmínek Uživatelem nebo pokud je prodlení s úhradou plateb delší než 30 dní. Poskytovatel může smlouvu ukončit okamžitě, pokud chování Uživatele ohrožuje provoz nebo bezpečnost Služby.

7.3. Po ukončení smlouvy uchovává Poskytovatel nezbytné údaje po dobu stanovenou právními předpisy, zejména z důvodu splnění povinností dle zvláštních zákonů.

7.4. Před smazáním účtu si Uživatel může stáhnout svá data ze Služby. Po ukončení smlouvy Poskytovatel odstraní nebo anonymizuje osobní údaje Uživatele, s výjimkou údajů, které je povinen uchovat podle práva, v souladu se Zásadami zpracování osobních údajů pro ubytovatele a Přílohou č. 1.

7.5. Smazání účtu je dostupné jako samoobslužná akce přímo ve Službě, v sekci Nastavení → Zabezpečení administrační aplikace. Z bezpečnostních důvodů musí být žádost potvrzena ověřením totožnosti Uživatele (heslem k účtu, nebo jednorázovým kódem zaslaným na registrovanou e-mailovou adresu). Potvrzením je účet okamžitě deaktivován a odhlášen ze všech zařízení a začíná běžet 30denní ochranná lhůta. Během ochranné lhůty může Uživatel účet kdykoli obnovit — stačí se znovu přihlásit a obnovení potvrdit; před uplynutím lhůty zašle Poskytovatel připomínkové e-maily. Je-li Uživatel jediným vlastníkem pracovního prostoru, potvrzením smazání se zároveň zruší aktivní předplatné tohoto prostoru a prostor bude na konci ochranné lhůty uzavřen; smazání nelze potvrdit, dokud existují neuhrazené faktury. Po uplynutí ochranné lhůty jsou účet a osobní údaje trvale a nevratně smazány nebo anonymizovány v souladu s body 7.3 a 7.4, Zásadami zpracování osobních údajů pro ubytovatele a Přílohou č. 1.

8. Reklamace a odpovědnost

8.1. Případné vady Služby může uživatel reklamovat e-mailem na adrese support@bestguest.cz nebo telefonicky na čísle +420 705 943 742. Reklamace budou vyřizovány bez zbytečného odkladu. Podrobné podmínky řešení reklamací jsou upraveny v Reklamačním řádu zveřejněném na webových stránkách Služby.

8.2. Poskytovatel neodpovídá za škody vzniklé nesprávným užíváním Služby, porušením právních předpisů Uživatelem, ani za nepřímé či následné škody, zejména ušlý zisk, ztrátu dat nebo sankce uložené Uživateli orgány veřejné moci (čl. 5). Celková odpovědnost Poskytovatele za škodu způsobenou Uživateli v souvislosti se Službou je omezena částkou odpovídající úhradám, které Uživatel za Službu zaplatil za období 12 měsíců předcházejících škodní události. Toto omezení se nepoužije v případech, kdy jej právní předpisy nepřipouštějí (zejména újma způsobená úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a újma na přirozených právech člověka).

8.3. Uživatel se zavazuje nahradit Poskytovateli všechny škody a náklady spojené s nároky třetích stran nebo státních orgánů vzniklými v důsledku údajů, které Uživatel zpracovával prostřednictvím Služby, nebo porušením Uživatelem právních předpisů či těchto Podmínek.

9. Závěrečná ustanovení

9.1. Tyto Podmínky se řídí právem České republiky, případné spory budou řešeny věcně a místně příslušným soudem dle sídla Poskytovatele.

9.2. Poskytovatel je oprávněn Podmínky jednostranně měnit. Na změnu bude Uživatel upozorněn alespoň 14 dní před účinností změny prostřednictvím e-mailu nebo jiným vhodným způsobem. Pokud se Uživatel se změnou nesouhlasí, může smlouvu ukončit před nabytím účinnosti změny. Pokračování v používání Služby po účinnosti změny se považuje za souhlas s ní.

9.3. Aktuální znění Podmínek je vždy dostupné na stránkách www.bestguest.cz/host-terms.

9.4. Pokud je kterékoli ustanovení těchto Podmínek neplatné nebo nevymahatelné, neovlivní to platnost zbývajících ustanovení. Neplatné nebo nevymahatelné ustanovení bude nahrazeno ustanovením platným a vymahatelným, které bude mít co nejvíce stejný obsah a účinek, jaký mělo původní ustanovení.

9.5. Právní doručování Uživateli se uskutečňuje na jeho registrovanou e-mailovou adresu. Doručením se považuje den odeslání zprávy.

Tyto Podmínky nabývají účinnosti dne [EFFECTIVE_DATE].

Příloha č. 1: Zpracovatelská smlouva

Tato smlouva je uzavřena mezi Uživatelem Služby Best Guest (dále jen „Správce”) a společností Hotel Analytics s.r.o. (dále jen „Zpracovatel”) a je nedílnou součástí Obchodních podmínek pro ubytovatele. Platí pro všechny případy, kdy Zpracovatel zpracovává osobní údaje hostů Správce jako zpracovatel v souladu s čl. 28 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

P1.1. Předmět a účel zpracování

Zpracovatel zpracovává osobní údaje hostů Správce v rozsahu nezbytném k provozu Služby, zejména k: (a) registraci a správě informací o hostech, (b) vedení domovní knihy pro účely kontroly Cizinecké policie, (c) vedení evidenční knihy pro účely místních poplatků, (d) hlášení pobytu cizinců v souladu se zákonem č. 326/1999 Sb., (e) výpočtu místních poplatků v souladu se zákonem č. 565/1990 Sb. Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy mezi Správcem a Poskytovatelem.

P1.2. Kategorie zpracovávaných údajů a subjektů

Zpracovávané kategorie: identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost), adresy pobytu, cestovní doklady (pasy, ID, víza), údaje o pobytu (datum/čas příjezdu a odjezdu), kontaktní údaje (e-mail, telefon).

Subjekty údajů: hosté Správce.

P1.3. Dokumentované pokyny

Zpracovatel zpracovává údaje pouze na základě dokumentovaných pokynů Správce. Těmito pokyny jsou: (a) tyto Podmínky a Zpracovatelská smlouva, (b) funkcionalita Služby a její konkrétní konfiguraci pro Správce, (c) jednorázové pokyny zaslané Správcem na adresu support@bestguest.cz. Zpracovatel informuje Správce, pokud se domnívá, že pokynu porušuje GDPR.

P1.4. Důvěrnost

Osoby oprávněné zpracovávat údaje jsou vázány tajemstvím o důvěrnosti. Přístup mají pouze osoby, jejichž pracovní zařazení nebo smluvní vztah vyžaduje práci s takovými údaji.

P1.5. Bezpečnost (čl. 32 GDPR)

Zpracovatel implementuje vhodná technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti údajů, včetně: (a) šifrování při přenosu (HTTPS), (b) šifrování v klidu, (c) řízení přístupu a autentifikace, (d) zálohování. Podrobnosti o bezpečnostních opatřeních jsou dostupné na stránce „Bezpečnost a důvěra” na webu Služby.

P1.6. Subdodavatelé (zpracovatelé)

Správce uděluje obecné oprávnění k zapojení subdodavatelů. Aktuální subdodavatelé jsou: (a) Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 München, Německo — hostování a ukládání dat; (b) Sinch Mailgun — odesílání transaktivních e-mailů. Zpracovatel informuje Správce o změně subdodavatelů alespoň 14 dní předem e-mailem. Správce má právo vznést námitku; pokud se neodstraní, Správce může smlouvu ukončit. Všichni subdodavatelé jsou vázáni smlouvou dle čl. 28(4) GDPR. Údaje jsou uchovávány pouze v EU.

P1.7. Pomoc s právy subjektů údajů

Zpracovatel asistuje Správci při plnění povinností vůči subjektům údajů dle čl. 12–23 GDPR (právo na přístup, opravu, výmaz apod.). Správce odesílá požadavky na support@bestguest.cz, a Zpracovatel odpovídá bez zbytečného odkladu.

P1.8. Pomoc s bezpečností a oznámením o porušení

Zpracovatel: (a) asistuje Správci s povinnostmi dle čl. 32–36 GDPR (bezpečnost, oznámení o porušení, DPIA), (b) bez zbytečného odkladu notifikuje Správce o personálních únicích údajů poté, co se o nich dozví, (c) poskytuje informace nezbytné k prokázání souladu s čl. 28 GDPR.

P1.9. Audit a inspekce

Zpracovatel: (a) poskytuje informace nezbytné k prokázání souladu s čl. 28 GDPR, (b) umožňuje audity Správcem nebo jeho zmocněncem na základě přiměřeného předchozího upozornění, (c) audity se konají na náklady Správce, nejdříve jednou za rok, pokud se nestalo porušení bezpečnosti. Výsledky auditů jsou poskytnuta Správci bez zbytečného odkladu.

P1.10. Odstranění a vrácení údajů

Po skončení smlouvy Zpracovatel: (a) vrátí či odstraní všechny osobní údaje hostů dle volby Správce, (b) odstraní existující kopie, pokud to právní předpisy nevyžadují jinak, (c) uchová údaje jen v nezbytné míře k splnění právních povinností dle čl. 5 těchto Podmínek (zejména zákona č. 326/1999 Sb. a čl. 5 GDPR).

P1.11. Právní základ a řídící právo

Tato Zpracovatelská smlouva se řídí právem České republiky. V případě rozporu mezi Zpracovatelskou smlouvou a zbytkem Podmínek v otázkách týkajících se zpracování osobních údajů hostů má přednost Zpracovatelská smlouva.

P1.12. Účinnost

Tato Zpracovatelská smlouva vstupuje v platnost dnem přijetí těchto Podmínek Uživatelem a účinkuje po dobu trvání smlouvy mezi Správcem a Poskytovatelem.