UbyPort návod: registrace, hlášení cizinců a doručenka

UbyPort v kostce

Kdo musí do UbyPortu hlásit?

Zákon o pobytu cizinců považuje za ubytovatele každého, kdo poskytuje ubytování za úplatu:

„Ubytovatelem se pro účely tohoto zákona rozumí každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu nebo ubytovává více než 5 cizinců, s výjimkou případu, kdy lze ubytované cizince a ubytovatele považovat za osoby blízké.“

— § 99 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.

Ubytováním se přitom rozumí vztah založený smlouvou o ubytování, nájemní, podnájemní nebo obdobnou smlouvou (§ 99 odst. 2). Jeden apartmán na Airbnb nebo Booking.com proto spadá pod stejnou povinnost jako hotel.

Způsob hlášení se liší podle toho, jestli ubytování podnikáte:

• Ubytování je předmětem vašeho podnikání (živnost, s. r. o., penzion, hotel). Hlásíte povinně přes UbyPort. Zákon vás na dálkový přístup váže, „je-li takový přístup zřízen a funkční“ (§ 102 odst. 3).
• Ubytování nepodnikáte. Můžete hlásit přes UbyPort, nebo předložit přihlašovací tiskopis vyplněný a podepsaný hostem místně příslušnému pracovišti cizinecké policie (§ 102 odst. 2).

Kdy už je krátkodobý pronájem podnikáním, rozebíráme v návodu kdy na Airbnb potřebujete živnost.

Koho hlásit

Hlásíte každého hosta, který není občanem České republiky, tedy i hosty ze Slovenska, Německa nebo kterékoli jiné země EU. Každý cizinec je samostatný záznam, včetně dětí. Čeští hosté se cizinecké policii nehlásí, evidenci podle zákona o místních poplatcích ale vedete i za ně. Podrobně to rozebírá článek Musím hlásit i české hosty?

Jak zaregistrovat ubytovací zařízení do UbyPortu?

Přístup do UbyPortu dostanete až po registraci ubytovacího zařízení. Registrujete ho jednou, a to ideálně hned, jak víte, že budete ubytovávat cizince. Vyřízení může trvat až 30 dní.

1. Na portálu ubyport.pcr.cz klikněte na „Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení“ a opište bezpečnostní kód.

2. Vyplňte údaje, které vyžaduje provozní řád UbyPortu (bod 4.2):

   • název ubytovacího zařízení,
   • IČO ubytovatele, a pokud ho nemáte, rodné číslo (DIČ uvést nelze),
   • kontaktní osobu, telefon a e-mail,
   • datovou schránku, pokud ji máte,
   • adresu zařízení ztotožněnou v registru RÚIAN a u domu s více byty číslo bytu,
   • počet požadovaných přístupů.

3. Zvolte přístupy. Jako ubytovatel dostanete vždy jeden přístup hlavního uživatele. Navíc si můžete vyžádat 1 až 10 přístupů pro pověřené osoby, třeba pro recepci nebo správce. Pokud budete hlásit ze softwaru, požádejte rovnou i o účet pro webovou službu. Bez něj se k UbyPortu nepřipojí žádný systém. Přesné volby ve formuláři popisuje návod na přihlašovací údaje pro webovou službu.

4. Nechte formulář vygenerovat žádost ve formátu PDF.

5. Žádost odešlete Ředitelství služby cizinecké policie jedním ze způsobů podle bodu 4.1 provozního řádu:

   • datovou schránkou ybndqw9,
   • e-mailem s elektronickým podpisem na reguby@pcr.cz,
   • poštou na adresu Ředitelství služby cizinecké policie, Olšanská 2, 130 51 Praha 3,
   • osobně do podatelny na stejné adrese, vchod A.

   Papírovou žádost musíte vlastnoručně podepsat.

6. Vyčkejte na Protokol o zřízení přihlašovacích údajů. Obsahuje přihlašovací jméno, heslo a PUK. Spolu s ním dostanete identifikátory IDUB a Zkratku.

Zařízení bez adresy v RÚIAN, například kemp nebo loď, uvedete s adresou nejbližšího obecního úřadu. Polohu popíšete v poznámce, ideálně i s GPS souřadnicemi.

Máte víc ubytovacích zařízení?

IDUB je vázaný na ubytovatele a na adresní místo (bod 4.5), takže každou adresu registrujete zvlášť. Abyste se nemuseli přihlašovat za každé zařízení jinam, můžete požádat o rozšířeného uživatele. Ten pod jedním přihlášením vkládá data za všechna vaše zařízení (bod 5.11). Platí to ale jen pro webový formulář a import UNL. Webová služba vyžaduje samostatné přihlašovací údaje pro každé zařízení (bod 5.14).

Registrace ještě neprošla a host už přijel?

Lhůta běží i tak. Podnikatele zákon váže na UbyPort jen tehdy, je-li přístup „zřízen a funkční“ (§ 102 odst. 3). Dokud přístup nemáte, zbývají cesty podle § 102 odst. 2. Nejčastěji jde o přihlašovací tiskopis, který host vyplní a podepíše a vy ho předložíte cizinecké policii. Formulář „Přihlašovací tiskopis cizince“ je ke stažení na stránce UbyPortu Policie ČR.

Co je IDUB, Zkratka a PUK?

S registrací dostanete několik identifikátorů. Každý slouží k něčemu jinému:

Zdroj: body 4.5, 4.6, 5.10 a 5.16 provozního řádu.

Jak se do UbyPortu poprvé přihlásit?

• Přihlásíte se na ubyport.pcr.cz přihlašovacím jménem, heslem a opsaným pětimístným kódem z obrázku.
• Při prvním přihlášení si musíte změnit heslo (bod 6.1). Nové heslo musí mít aspoň 8 znaků a obsahovat velké písmeno, malé písmeno a číslici (bod 5.8).
• Po 15 minutách nečinnosti vás aplikace odhlásí. Rozepsaný formulář se ztratí, záznamy už vložené do seznamu zůstanou (bod 12.3).
• Zapomenuté heslo nahlásíte podpoře telefonicky nebo e-mailem, pokud znáte PUK. Identifikujete se přihlašovacím jménem, IDUB a PUK a nové heslo přijde e-mailem. Bez PUK podáváte písemnou žádost stejnými cestami jako registraci (bod 6.7).
• Údaje hlavního uživatele nikomu nepředávejte. Pro recepci nebo správce slouží přístupy pověřených osob. Veďte si přehled, komu a kdy jste je předali (body 5.3 a 5.4).

UbyPort dnes běží ve verzi 2.0. Přihlašovací údaje z původní verze v ní platí dál, novou registraci kvůli přechodu nepotřebujete. Podpora UbyPortu je k dispozici na e-mailu ubyport@pcr.cz a na infolince +420 731 670 444 v pracovní dny od 8 do 11 hodin.

Jak nahlásit zahraničního hosta?

UbyPort přijímá hlášení třemi způsoby (bod 7.3):

U webového formuláře pozor na jednu past: záznam přidaný do seznamu ještě není odeslaný. Hlášení odejde až odesláním celého seznamu (body 8.3 a 8.7).

Jaké údaje hlášení obsahuje

Hlášení obsahuje stejné údaje jako papírový přihlašovací tiskopis. Policie ČR k jednotlivým položkám uvádí:

UbyPort údaje kontroluje už při převzetí. Záznam odmítne, pokud je odjezd dřív než příjezd, pokud má číslo dokladu méně než 5 nebo více než 30 znaků, nebo pokud datum narození nedává smysl (FAQ pro vývojáře, Policie ČR).

Jak počítat lhůtu 3 pracovních dnů?

„Ubytovatel je povinen oznámit ubytování cizince do 3 pracovních dnů po jeho ubytování; oznámení učiní útvaru policie.“

— § 102 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.

Do lhůty se počítají jen pracovní dny, víkendy a státní svátky ne. Zákon ale neříká, jestli se počítá i samotný den ubytování, a Policie ČR na svém webu žádný příklad neuvádí. Setkáte se se dvěma výklady:

• Den ubytování se nepočítá. Odpovídá to slovu „po“ v § 102 i obecnému pravidlu, že lhůta určená podle dnů začíná až dnem, který následuje po rozhodné události (§ 605 odst. 1 občanského zákoníku; obdobně § 40 odst. 1 písm. a) správního řádu pro lhůty v řízení). Hosta ubytovaného v pondělí pak nahlásíte nejpozději ve čtvrtek.
• Den ubytování je první den. Takto počítá informační leták Krajského úřadu Karlovarského kraje pro ubytovatele z roku 2022: hosta ubytovaného v pondělí nahlásíte nejpozději ve středu. Tento výklad je o jeden pracovní den přísnější.

Závazný výklad policie ani soudní rozhodnutí k počítání této lhůty jsme nenašli. Kdo se drží přísnějšího výkladu, splní lhůtu podle obou:

Připadne-li do lhůty státní svátek, konec lhůty se posune o další pracovní den. Nejjednodušší je lhůtu vůbec neřešit a hlásit v den příjezdu. Když host vyplní údaje předem, jde to bez námahy.

Co když UbyPort nefunguje? Portál sám upozorňuje na možné krátkodobé výpadky. Povinnost oznámit ubytování tím nezaniká, takže odeslání zkuste znovu později. Pokud výpadek trvá, zákon podnikatele na UbyPort váže jen tehdy, je-li přístup „funkční“ (§ 102 odst. 3), a zbývají cesty podle § 102 odst. 2. Při potížích kontaktujte podporu UbyPortu.

Doručenka: jak doložíte, že jste hlásili?

Po úspěšném převzetí dat nabídne UbyPort ke stažení doručenku ve formátu PDF. Provozní řád jí dává zásadní váhu:

„…slouží jako potvrzení o převzetí dat Ubyportem, respektive splnění povinnosti oznámit ubytování cizinců ubytovatelem.“

— bod 7.4 Provozního řádu Internetové aplikace Ubyport

Doručenka obsahuje identifikaci ubytovatele a zařízení, datum a čas převzetí a hlavně dva seznamy: přijaté a nepřijaté cizince (bod 7.5). Tady vzniká nejzákeřnější chyba. Odeslání hlášení ještě neznamená, že policie přijala všechny hosty. Host v seznamu nepřijatých nahlášený není. Záznam opravte a odešlete znovu.

Doručenku uložte na bezpečné místo, protože obsahuje osobní údaje hostů (bod 8.7). Zákon lhůtu pro její uchování nestanoví. V praxi se vyplatí držet ji stejně dlouho jako domovní knihu, tedy 6 let.

Nejčastější chyby při hlášení do UbyPortu

• Přihlašovací údaje z webu zadané do softwaru. Webová služba má samostatné přihlašovací údaje ve tvaru uby-ws… (body 5.14 a 5.16). Jak o ně požádat, popisuje návod na přihlašovací údaje.
• Nahlášený jen hlavní host. Každý cizinec je samostatný záznam, i dítě.
• Nepřečtená doručenka. Odmítnutý záznam znamená nesplněnou povinnost.
• Opakované odesílání totožných dat. Provozní řád žádá, abyste totožná data neposílali opakovaně (bod 12.4). Znovu posílejte jen opravené záznamy.
• Stará registrace po změně. Změníte-li adresu nebo IČO, nebo ukončíte provoz, požádejte o změnu či zrušení registrace (body 6.8 a 6.9). Formuláře jsou na stránce UbyPortu Policie ČR.
• Hlášení místo domovní knihy. UbyPort domovní knihu nenahrazuje, viz další oddíl.

Stačí hlášení? Ne, potřebujete i domovní knihu

Vedle hlášení ukládá zákon ubytovateli vést domovní knihu a na požádání ji předložit policii (§ 100 písm. f). Zapisují se do ní údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu a počátek a konec ubytování (§ 101 odst. 1). Zákon k ní dále stanoví:

• zápisy v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a v časové posloupnosti (§ 101 odst. 3),
• uchování 6 let od posledního zápisu (§ 101 odst. 4),
• předložení ke kontrole v listinné podobě (§ 101 odst. 2), takže elektronickou evidenci musíte umět vytisknout.

Za porušení povinností podle § 100, včetně nenahlášení cizince, nebo za vedení domovní knihy v rozporu s § 101 hrozí pokuta až 50 000 Kč. U fyzických osob to stanoví § 156, u právnických a podnikajících fyzických osob § 157. Podrobnosti najdete v článcích Domovní kniha a evidence hostů a Pokuty za nesplnění povinností ubytovatele. Šablonu nabízí vzor domovní knihy ke stažení.

Co se změní s e-Turistou?

Připravovaný systém e-Turista má jednou sjednotit hlášení cizinců a evidenci pro obce do jednoho zadání. Zákon, který by ho zavedl, ale zatím neexistuje. Vládní návrh je teprve po připomínkovém řízení a navrhuje účinnost od 1. 1. 2028, opoziční návrh čeká ve Sněmovně na první čtení. Do té doby platí UbyPort beze změny. Aktuální stav sledujeme na eTurista Radaru, souvislosti vysvětluje průvodce e-Turistou.

Jak to řeší Best Guest

Best Guest je na UbyPort napojený přes oficiální webovou službu. Host po rezervaci vyplní online check-in ve svém jazyce, včetně účelu pobytu ze správného číselníku. Best Guest zkontroluje formát a úplnost údajů ještě před odesláním a hlášení do UbyPortu odešle automaticky, nebo po vašem schválení. Potvrzení o odeslání zůstává archivované u rezervace 6 let. Ze stejného vyplnění se vede i domovní kniha.

Od vás potřebujeme dvě věci: registraci ubytovacího zařízení v UbyPortu a přihlašovací údaje pro webovou službu. Jak je získat, popisuje samostatný návod.