Vzor domovní knihy ke stažení

Co zákon vyžaduje: dvě různé evidence

„Domovní kniha“ se v praxi často říká knize všech hostů. Zákony ale ukládají dvě samostatné evidence s jiným okruhem hostů a jiným výčtem údajů:

• Domovní kniha podle zákona o pobytu cizinců (§ 100 písm. f) a § 101 zákona č. 326/1999 Sb.) se týká ubytovaných cizinců, tedy i občanů EU. Vede ji každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu nebo ubytovává více než 5 cizinců, s výjimkou osob blízkých (§ 99). Zapisují se do ní údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu (§ 97): jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza (je-li v dokladu vyznačeno), počátek a místo pobytu, předpokládaná doba a účel pobytu. K tomu patří počátek a konec ubytování. Zápisy musí být provedeny v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a srozumitelně a seřazené podle času. Knihu uchováváte 6 let od posledního zápisu a na požádání ji předkládáte policii ke kontrole. České hosty do ní tento zákon zapisovat neukládá.
• Evidenční kniha podle zákona o místních poplatcích (§ 3g zákona č. 565/1990 Sb.) se vede tam, kde obec zavedla poplatek z pobytu. Vede ji plátce poplatku, tedy ubytovatel, za každé zařízení zvlášť. Patří do ní každý host s úplatným pobytem, včetně Čechů a hostů od poplatku osvobozených. Zapisuje se den počátku a konce pobytu, jméno a příjmení, adresa místa přihlášení (u cizinců obdobného místa v zahraničí), datum narození, druh a číslo průkazu totožnosti a výše vybraného poplatku, nebo důvod osvobození. Zápisy musí být správné, úplné, průkazné, přehledné, srozumitelné, trvalé a seřazené podle času (§ 3g odst. 3), na papíře tedy pište perem, ne tužkou. I tuto knihu uchováváte 6 let od posledního zápisu.

Vzhled knihy zákon nepředepisuje, obsah ale ano: oba zákony přesně vyjmenovávají, které údaje v ní musí být. Tento vzor má kolonky pro obě evidence. U českého hosta vyplníte údaje pro evidenční knihu, kolonky státní občanství, číslo víza a účel pobytu můžete nechat prázdné. Kolonka pro podpis je tu proto, že cizinec od 15 let musí přihlašovací tiskopis, nebo listinný dokument se stejnými údaji, osobně vyplnit a podepsat (§ 103 písm. b) zákona č. 326/1999 Sb.).

Za vedení nebo uchovávání domovní knihy v rozporu s § 101 hrozí pokuta až 50 000 Kč (§ 156 a § 157 zákona č. 326/1999 Sb.).

Na papíře, nebo elektronicky?

• Evidenční kniha: zákon výslovně dovoluje vést ji „v listinné nebo elektronické podobě“ (§ 3g odst. 1 zákona č. 565/1990 Sb.).
• Domovní kniha: zákon o pobytu cizinců její formu výslovně neupravuje. Cizinecká policie ale na svém webu uvádí, že domovní kniha musí být vedena „v listinné podobě pro účely kontroly“. Když evidenci vedete elektronicky, mějte ji pro kontrolu připravenou k vytištění.
• Doručenka z UbyPortu: policie doporučuje doručenku vždy uložit, protože se může hodit jako důkaz, že jste data správně odeslali. Starší pokyny policie k UbyPortu (dnes už jen v archivu jejího webu) radily vytištěnou doručenku založit jako jeden z listů domovní knihy; ve vytištěné domovní knize je to i dnes praktické.

Účel pobytu se v UbyPortu vybírá z vlastního číselníku kódů, který je podrobnější než kolonky ve vzoru. Přehled najdete v článku Účel pobytu v hlášení cizinců.

Pokud provozujete více než jedno ubytování nebo chcete domovní i evidenční knihu vést automaticky včetně hlášení do UbyPortu, podívejte se na funkci Domovní kniha v Best Guest. Obě knihy z ní stáhnete jako PDF k vytištění.