Best Guest vs. ruční hlášení do UbyPortu

Co říká zákon

Ubytovatel musí oznámit ubytování cizince policii do 3 pracovních dnů po jeho ubytování (§ 102 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.). Cizincem je každý, kdo není občanem České republiky, tedy i host ze Slovenska, Německa nebo jiné země EU (§ 1 odst. 2). Kdo ubytování provozuje jako podnikání, hlásí přes UbyPort, „je-li takový přístup zřízen a funkční“ (§ 102 odst. 3).

Víkendy a státní svátky se do lhůty nepočítají. Zda se počítá i den příjezdu, zákon neříká a výklady se liší o jeden pracovní den (pondělní příjezd: čtvrtek, nebo podle přísnějšího výkladu středa). Rozdíl vysvětluje UbyPort návod; nejbezpečnější je hlásit hned v den příjezdu. Za nenahlášeného cizince hrozí pokuta až 50 000 Kč (§ 156 u fyzických osob, § 157 u právnických a podnikajících fyzických osob). Celý postup od registrace po doručenku popisuje UbyPort návod, pokuty rozebírá článek Pokuty za nesplnění povinností ubytovatele.

Co ruční hlášení do UbyPortu ve skutečnosti obnáší

Než vůbec můžete hlásit, musíte mít ubytovací zařízení v UbyPortu zaregistrované. Vyřízení žádosti trvá podle Policie ČR až 30 dní. Pak u každé rezervace se zahraničními hosty:

1. Přečtete údaje ze zprávy rezervačního kanálu, z fotky pasu nebo z papírového formuláře.
2. Přihlásíte se do UbyPortu a každého hosta ručně vyplníte do webového formuláře — jméno, datum narození, státní občanství, číslo dokladu, pobyt od–do a účel pobytu. Policie nabízí tři cesty: ruční webový formulář, nahrání souboru UNL, který vám vygeneruje váš systém, a webovou službu pro napojení softwaru.
3. Odešlete seznam a stáhnete doručenku. Na ní zkontrolujete, jestli některý host neskončil v seznamu nepřijatých. Takový host nahlášený není — jeho údaje musíte opravit a odeslat znovu.
4. Zapíšete hosty do domovní knihy. UbyPort ji nenahrazuje: zákon ukládá vést ji vedle hlášení a uchovat 6 let od posledního zápisu (§ 100 písm. f) a § 101). Co v ní musí být, popisuje článek Domovní kniha a evidence hostů.

Vynásobte to každým zahraničním hostem, každou rezervací, každý týden, a vyjdou z toho reálné hodiny práce a reálné riziko, pokud rezervace přijde v nabitý den a hlášení se přehlédne.

Kde se ruční proces láme

Problém obvykle není v tom, že by se hosté nehlásili vůbec — je to ta jedna rezervace, která přijde pozdě večer, ten jeden host s rozmazanou fotkou dokladu, ten jeden odmítnutý host na doručence, kterého si nikdo nevšiml, nebo ten jeden týden, kdy je zaměstnanec nemocný a nikdo nekontroluje rezervační schránku. K přestupku stačí jediný nenahlášený host a přestupky projednává cizinecká policie.

A když UbyPort zrovna nefunguje — sám na svých stránkách upozorňuje na možné krátkodobé výpadky — povinnost nezaniká. Hlášení musíte zkusit znovu a lhůtu ohlídat sami.

Co se změní s Best Guest

Host si sám vyplní online check-in ještě před příjezdem — na vaší straně už nikdo neopisuje údaje ze zprávy. Best Guest údaje kontroluje už při vyplňování a před odesláním znovu podle pravidel UbyPortu. Ověří také, že počet dokončených check-inů odpovídá počtu hostů v rezervaci a že se žádný host neopakuje.

Hlášení do UbyPortu pak Best Guest odešle přes oficiální webovou službu UbyPortu, podle vašeho nastavení jedním ze dvou způsobů:

• po vašem schválení: rezervaci zkontrolujete a kliknete na „Schválit, uzamknout a odeslat“,
• automaticky: jakmile všichni hosté dokončí check-in, Best Guest rezervaci schválí a odešle sám. Pokud check-in některý host nedokončí, automaticky se neodešle nic a Best Guest vás na rezervaci upozorní.

Best Guest hlášení záměrně odesílá až na konci dne příjezdu, aby neodešlo dřív, než je host ubytovaný. To je stále s rezervou v zákonné lhůtě. Když UbyPort nefunguje, odeslání se automaticky opakuje; při delším výpadku ale hlášení zůstává neodeslané a lhůtu je potřeba ohlídat. Odesláním hlášení ještě není splněné: nahlášený je host, kterého UbyPort na doručence uvede mezi přijatými. Doručenka se uloží k rezervaci, a pokud UbyPort některého hosta odmítne, uvidíte ho i s chybou a jeho údaje můžete opravit a odeslat znovu.

Ze stejných údajů se vede domovní kniha i evidenční kniha a spočítá poplatek z pobytu podle vaší obce. Vy řešíte jen výjimky: nedokončený check-in, nesoulad počtu hostů nebo odmítnutého hosta.

Jak přejít z ručního hlášení

1. Zaregistrujte se v Best Guest — prvních 14 dní je zdarma, bez platební karty (ceník).
2. Požádejte cizineckou policii o přihlašovací údaje pro webovou službu UbyPortu. Ty, kterými se přihlašujete na web UbyPortu, pro napojení nestačí. Postup krok za krokem je v návodu na přihlašovací údaje. Best Guest je při uložení rovnou otestuje.
3. Registrační odkaz pro hosty vložte do automatických zpráv na Airbnb, Booking.com nebo ve svém channel manageru a vyberte si, jestli chcete hlášení schvalovat, nebo odesílat automaticky.