Jak vybrat poplatek z pobytu od hostů předem, bez naháňění

Proč na tom záleží

Poplatek z pobytu platí host, vybrat ho od něj a odvést obci ale musíte vy jako plátce (§ 3f zákona o místních poplatcích). Obci ho dlužíte, i když ho host nezaplatí: poplatek, který plátce nevybral a neodvedl, může obec stanovit k úhradě přímo jemu (§ 233 odst. 3 daňového řádu). Bez vyplněného formuláře vám navíc chybí údaje do evidenční knihy a u cizinců i pro hlášení cizinecké policii.

Pozor na jedno časté nedorozumění: synchronizace rezervací přes iCal vám ukáže, že pobyt existuje, údaje hostů ale nedoplní. Kalendář z Airbnb ani Bookingu jméno, doklad ani počet osob neobsahuje. Formuláře musí vyplnit hosté sami.

Proč hosté neplatí

Z praxe vidíme čtyři důvody, a žádný z nich není neochota:

• Nevědí o něm. Kdo se o poplatku dozví až u dveří, bere ho jako nečekaný příplatek a ne jako součást ceny.
• Nemají jak. Zahraniční hosté nemají koruny v hotovosti, jejich banka českou QR Platbu nepřečte a při samoobslužném příjezdu není komu zaplatit.
• Žádost přijde pozdě. Prosbu o platbu, která dorazí večer před příjezdem nebo až po něm, host snadno odloží a pak na ni zapomene.
• Nemají důvod spěchat. Když už mají kód ke dveřím, formulář i platba počkají. Často až do odjezdu.

Každý z bodů má jednoduché řešení. Nejsilnější je ten poslední: když host dostane pokyny pro příjezd až po vyplnění formulářů a zaplacení poplatku, má jasný důvod to udělat hned.

Co funguje: pět kroků

1. Řekněte o poplatku dřív, než host rezervuje

Host, který o poplatku ví předem, ho bere jako součást ceny, ne jako vaši dodatečnou platbu. Uveďte ho všude, kde se host rozhoduje:

• Booking.com: nastavte poplatek z pobytu jako povinný poplatek za osobu a noc. Podle pravidel EU na ochranu spotřebitele Booking.com zahrnuje všechny povinné poplatky do celkové ceny, kterou host u nabídky vidí, i když jsou nastavené jako nezahrnuté v ceně. Nastavení zkontrolujete v Extranetu v Property → VAT/tax/charges. Hotely o změnu žádají Booking.com přes zprávy v Extranetu, ostatní ubytování upravují poplatky v Property → Policies → Additional fees and charges.
• Airbnb: v Česku Airbnb poplatek z pobytu samo nevybírá. Jeho pravidla dovolují vybrat ho od hosta mimo Airbnb, ale jen když je uvedený v popisu nabídky nebo v domácím řádu, pokud není v rozpisu ceny. Napište ho tam i se sazbou. Airbnb navíc hosty upozorňuje, že žádost o bankovní převod může být znakem podvodu. Proto ve zprávě vysvětlete, o jaký poplatek jde, a nabídněte i platbu kartou.
• Vlastní web a e-mailové nabídky: napište sazbu do ceníku nebo k ceně pobytu, například „cena nezahrnuje poplatek z pobytu 50 Kč za osobu a noc, hosté do 18 let ho neplatí“.

Sazbu vaší obce najdete v přehledu sazeb poplatku z pobytu, kdo ho neplatí, v návodu Kdo je osvobozen od poplatku z pobytu.

2. Pošlete jednu zprávu s odkazem a vysvětlením

Airbnb, Booking.com i většina channel managerů umí po rezervaci automaticky poslat zprávu. Nastavte ji jednou a dorazí ke každé další rezervaci. Do zprávy dejte registrační odkaz Best Guest a ve dvou větách vysvětlete, proč formuláře a poplatek potřebujete. Hosté mnohem ochotněji udělají něco, co vyžaduje zákon, než něco, co po nich „chce ubytovatel“.

Vzor zprávy pro zahraniční hosty (upravte sazbu, způsoby platby a odkaz):

Hello [guest name],

before your arrival, please complete the online registration for all guests.
We are required by law to keep a record of every guest and to collect the
local tourist tax for the municipality.

Registration link: [your Best Guest link]

Once your registration is confirmed, you will see the exact tax amount on the
same page and can pay it online in a few taps. The tax is CZK 50 (about €2)
per person per night. Guests under 18 and some other groups do not pay it.

As soon as we confirm your payment, you will receive the arrival instructions
and the door code.

Thank you, and see you soon!

A česká verze:

Dobrý den, [jméno hosta],

před příjezdem prosím vyplňte online registraci za všechny hosty. Ze zákona
musíme vést evidenci hostů a vybírat pro obec poplatek z pobytu.

Odkaz na registraci: [váš odkaz Best Guest]

Po potvrzení registrace uvidíte na stejné stránce přesnou výši poplatku
a zaplatíte ho online na pár klepnutí. Poplatek je 50 Kč za osobu a noc,
hosté do 18 let a některé další skupiny ho neplatí.

Jakmile platbu potvrdíme, pošleme vám pokyny pro příjezd a kód ke dveřím.

Děkujeme a těšíme se na vás!

Do zprávy klidně přidejte i to, co hosté stejně potřebují vědět: čas příjezdu a odjezdu, úschovu zavazadel nebo zákaz kouření. Zpráva s užitečnými informacemi se čte pozorněji než holá výzva k registraci.

Kdy zprávu poslat, kde najdete registrační odkaz a jak to vypadá na jednotlivých platformách, popisuje návod Automatické zprávy hostům s registračním odkazem. Booking.com při zapnutém zabezpečení zpráv odstraňuje odkazy, které nejsou na seznamu schválených, a host místo nich vidí „[Link was removed]“. Doménu bestguest.app proto přidejte v Extranetu v Property → Messaging preferences → Security settings. Airbnb může zprávu s externím odkazem zablokovat. U obou platforem odkaz vždy vyzkoušejte na skutečné rezervaci.

3. Pokyny pro příjezd až po vyplnění formulářů a zaplacení

Tohle je nejdůležitější krok. V Best Guest napíšete pokyny pro příjezd (adresu, kód ke dveřím, Wi-Fi, parkování) jednou pro každou nabídku a Best Guest je hostovi pošle sám. A to až ve chvíli, kdy jsou splněné podmínky, které si nastavíte:

• všichni hosté v rezervaci vyplnili formulář a rezervace je schválená a uzamčená,
• poplatek z pobytu je zaplacený a vy jste platbu potvrdili,
• a do příjezdu zbývá nejvýš tolik dní, kolik jste nastavili.

Host tak má jasný důvod vyřídit vše hned, a vy nemusíte nikoho upomínat. Jak to nastavit, popisuje část Nastavení v Best Guest níže.

4. Zaplatit musí jít na pár klepnutí

Čím méně musí host přepisovat, tím dřív zaplatí. Když rezervaci uzamknete, Best Guest hlavnímu hostovi pošle e-mail s přesně spočítanou částkou a jejím rozpisem. V e-mailu je:

• QR kód ve formátu, který přečte banka hosta: česká QR Platba pro české hosty, slovenský PAY by square pro slovenské a evropský EPC pro ostatní. Zahraniční hosté vidí částku v eurech.
• IBAN pro ruční převod, kdyby banka hosta QR kód nepřečetla.
• Odkazy na Revolut, PayPal nebo Wise s předvyplněnou částkou, pokud je máte nastavené. Přes odkaz Revolut zaplatí host kartou nebo přes Apple Pay, a to bez účtu u Revolutu. Jak ho přidat, popisuje návod Revolut + Best Guest.

Stejnou platební kartu host najde i na stránce své rezervace v Best Guest, takže může zaplatit i později nebo za celou skupinu. Peníze jdou přímo na váš účet, Best Guest si z nich nic nebere. Podrobnosti o QR kódech a párování plateb najdete v návodu Poplatek z pobytu přes QR kód.

5. Platbu potvrďte a zbytek proběhne sám

Best Guest váš účet nevidí, a sám tedy nepozná, že peníze dorazily. Host po zaplacení klepne na Zaplatil(a) jsem a vy dostanete e-mail. Když platbu na účtu uvidíte, kliknete u rezervace na Označit jako zaplaceno a potvrdíte částku a datum. Best Guest hostovi pošle potvrzení o úhradě a hned po něm i pokyny pro příjezd a kód ke dveřím (nejdřív ale v den, který jste si nastavili).

Samotné „Zaplatil(a) jsem“ od hosta nic neuvolní. Host, který jen klikne a nezaplatí, kód ke dveřím nedostane.

Nastavení v Best Guest

1. Bankovní účet. V Účet → Firmy otevřete svou firmu a v části Vaše platební údaje vyplňte účet, na který mají hosté platit. Volitelně přidejte odkazy na Revolut, PayPal nebo Wise.
2. Žádost o platbu poplatku. U ubytování zapněte Odeslat hostovi QR k platbě poplatku po schválení a uzamčení rezervace (v nastavení ubytování nebo v Automatizaci).
3. Pokyny pro příjezd. V Automatizace → Automatické kódy od dveří / pokyny pro příjezd zapněte u ubytování odesílání pokynů. Dole na stránce napíšete pokyny pro každou nabídku a můžete přidat i další jazykové verze. Pokyny pak měníte na jednom místě a nemusíte je zvlášť upravovat na Airbnb, Bookingu a dalších kanálech.
4. Podmínky odeslání. U stejného ubytování najdete čtyři volby:

Když necháte rezervace uzamykat Best Guest nebo hlavního hosta, odejdou hlášení cizinců do UbyPortu bez vaší kontroly. Za jejich správnost ale odpovídáte dál vy, proto Best Guest při zapnutí kterékoli z obou voleb zobrazí upozornění.

Volba Kdy host pokyny pro příjezd dostane se u rezervace určí ve chvíli uzamčení. Když ji později změníte, platí jen pro rezervace uzamčené po změně.

Jak celý postup vidí host

1. Po rezervaci dostane přes Airbnb, Booking.com nebo váš channel manager zprávu s odkazem.
2. Vyplní formulář za sebe a spolucestujícím pošle pozvánku nebo odkaz, případně formuláře vyplní za ně.
3. Když mají všichni hotovo, rezervaci uzamkne (nebo ji uzamknete vy či Best Guest). Na stránce rezervace vidí: „Uzamkněte rezervaci a poté zaplaťte poplatek z pobytu – pokyny pro příjezd vám ubytovatel zpřístupní, jakmile platbu potvrdí.“
4. Dostane e-mail s částkou, rozpisem, QR kódem a odkazy na platbu.
5. Zaplatí a klepne na Zaplatil(a) jsem. Do vašeho potvrzení vidí, že pokyny jsou připravené a zpřístupní se po potvrzení platby.
6. Po vašem potvrzení mu přijde potvrzení o úhradě a pokyny pro příjezd s kódem ke dveřím, e-mailem i na stránce rezervace.

Alternativy a jejich háčky

• Poplatek v ceně ubytování. Je to možné, zákon způsob výběru nepředepisuje. Cena je ale stejná pro všechny, kdežto poplatek se liší podle počtu nocí a osvobozených hostů: u rodiny s dětmi do 18 let vyberete víc, než obci odvedete, u větší skupiny dospělých méně. Na Booking.com navíc platíte provizi z celkové ceny rezervace. Z poplatku z pobytu nastaveného zvlášť Booking.com provizi neúčtuje, schovaný v ceně za noc je ale součástí ceny, ze které se provize počítá. Evidenční knihu a odvod obci řešíte stejně.
• Hotovost při příjezdu. Funguje, když se s hosty potkáváte. Zahraniční hosté ale často nemají koruny, potřebujete drobné a evidenci, kdo už zaplatil. Při samoobslužném příjezdu není komu platit.
• Výběr přes platformu. Airbnb v Česku poplatek z pobytu nevybírá. Booking.com u rezervací předplacených přes Payments by Booking.com vybírá poplatky za osobu zatím jen v některých zemích. Ostatní, tedy i ubytování v Česku, se mohou v Extranetu na stránce VAT/tax/charges přihlásit do volitelného programu předběžného přístupu. Obci poplatek odvádíte dál vy. Když ho za vás vybírá platforma, nežádejte o něj hosta znovu přes Best Guest: ten zatím nepozná, u kterých rezervací ho už vybrala platforma.

Na co myslet

• Nechte hostovi i jinou cestu. Kdo nemůže zaplatit online, může zaplatit třeba při předání klíčů. Platbu pak potvrdíte ručně tlačítkem Označit jako zaplaceno a pokyny se uvolní. Při samoobslužném příjezdu ale host bez potvrzené platby pokyny ani kód ke dveřím nedostane, proto se s ním domluvte včas.
• Kde není co platit, nic se nezadrží. Pokyny se drží, jen když rezervace dostala žádost o platbu. Když poplatek vyjde na nulu (všichni hosté jsou osvobození nebo pobyt trvá déle než 60 dní, § 3a) nebo žádost nevznikne, protože chybí bankovní účet či ověřená sazba obce, pokyny odejdou jako obvykle.
• Pokyny napište v jazycích, kterými mluví vaši hosté. Host, pro jehož jazyk verzi nemáte, dostane tu, kterou nastavíte jako výchozí.
• Zkontrolujte poštu na Booking.com. Pokud u rezervací z Bookingu zadáváte jako e-mail hosta jeho adresu @guest.booking.com, Booking.com mu při zapnutém zabezpečení zpráv doručí jen e-maily od schválených odesílatelů. Žádost o platbu i pokyny pro příjezd by se tak ztratily. Adresu, ze které hostům chodí e-maily Best Guest (uvidíte ji v e-mailu z testovací rezervace), přidejte mezi schválené ve stejném místě jako schválené odkazy.
• Hlídejte hosty, kteří nezačali. Kdo formulář vůbec neotevře, tomu automatická připomínka Best Guest nepřijde. Které rezervace ještě nemají vyplněné formuláře, uvidíte v Ověření rezervací, a takovým hostům napište přímo přes platformu.

Celou funkci popisují stránky Pokyny pro hosty a kódy ke dveřím a Platba místního poplatku, výpočet poplatku návod Jak se počítá poplatek z pobytu.