Poplatek z pobytu přes QR kód: jak nechat platit hosty přímo

Jak funkce funguje

Funkce je volitelná a zapíná se pro každé ubytování zvlášť, v nastavení ubytování nebo na stránce Automatizace. Účet, na který mají hosté platit, vyplníte ve fakturačním profilu. Jakmile funkci zapnete a rezervaci uzavřete (schválíte a uzamknete), Best Guest:

1. Spočítá poplatek stejně jako pro hlášení obci: podle sazby vaší obce, počtu nocí a osvobození, například dětí do 18 let nebo sezónních pracovníků, které osvobozuje přímo zákon. Výpočet krok za krokem ukazuje návod Jak se počítá poplatek z pobytu.
2. Vybere platební formát podle státní příslušnosti hlavního hosta: českou QR Platbu pro české hosty, slovenský PAY by square pro slovenské hosty a evropský standard EPC pro ostatní. Kód vždy obsahuje částku, váš účet a údaje, podle kterých platbu poznáte. Čeští hosté platí v korunách. Slovenským a ostatním hostům Best Guest u českého ubytování částku převede na eura, ve výchozím nastavení oficiálním denním kurzem ČNB platným v den odeslání žádosti. Ve fakturačním nastavení si místo něj můžete nastavit vlastní pevný kurz.
3. Pošle hlavnímu hostovi e-mail s QR kódem, rozpisem částky a IBAN pro ruční převod (českým hostům i s číslem účtu v tuzemském tvaru). Pokud máte ve fakturačním profilu vyplněný PayPal, Revolut nebo Wise, přidá i odkazy s předvyplněnou částkou; jak to vypadá s Revolutem, popisuje návod Revolut + Best Guest.
4. Zobrazí stejnou platební kartu s QR kódem v Best Guest všem hostům z rezervace, kdyby chtěli platbu vyřídit později nebo za skupinu platil někdo jiný.

Hlavní host se o platbě dozví dřív: dokud rezervace není uzavřená, Best Guest mu v přehledu pobytu ukazuje, že žádost o platbu poplatku přes QR kód přijde.

Pokud poplatek vyjde na nulu, žádost o platbu nevznikne. Stane se to třeba tehdy, když jsou všichni hosté osvobození, nebo když pobyt trvá déle než 60 dnů a poplatku vůbec nepodléhá (§ 3a). Stejně tak se nic nepošle, dokud pro danou obec nemáte v Best Guest ověřenou sazbu; bez ověřených údajů raději nic nepočítáme, než abychom hosta požádali o špatnou částku. Ověřené sazby měst najdete v přehledu sazeb poplatku z pobytu.

Co je QR Platba a co v kódu je

QR Platba je standard České bankovní asociace pro předvyplnění tuzemské platby v korunách. Kód nese mimo jiné číslo účtu ve tvaru IBAN, částku, měnu, zprávu pro příjemce (nejvýše 60 znaků) a variabilní, specifický a konstantní symbol (každý nejvýše 10 číslic). Účet, částku v Kč, zprávu pro příjemce a všechny tři symboly podle standardu zpracuje kterákoli banka v ČR. Host kód naskenuje v aplikaci své banky, zkontroluje předvyplněný příkaz a odešle ho.

Pro hosty jiné státní příslušnosti má Best Guest další dva formáty. PAY by square přijala Slovenská bankovní asociace jako standard pro platební QR kódy, host ho naskenuje v aplikaci své banky. Kód EPC vydává European Payments Council pro převody SEPA v eurech; podle jeho pravidel ho ale banky nabízet nemusí. Pro takový případ má host v e-mailu i v přehledu pobytu vždy také IBAN pro ruční převod.

Jak platbu dohledáte

Peníze jdou přímo na váš účet, Best Guest je nezprostředkovává. Aby šlo platbu na výpisu přiřadit k rezervaci, nese QR kód dva údaje:

• Variabilní symbol je číslo rezervace v Best Guest. Každá rezervace má vlastní, takže se neopakuje ani u hosta, který k vám jezdí opakovaně. Formát EPC samostatné pole pro variabilní symbol nemá, proto ho Best Guest píše na začátek zprávy pro příjemce („VS …“).
• Zpráva pro příjemce obsahuje jméno hlavního hosta a datum příjezdu, takže platbu poznáte na první pohled i bez otevírání Best Guest.

Oba údaje jsou jen v QR kódu. Když host zadá převod ručně podle čísla účtu nebo zaplatí přes PayPal, Revolut či Wise, variabilní symbol v platbě nebude. Takovou platbu dohledáte podle částky, jména a data. Tento variabilní symbol slouží jen vám k párování plateb od hostů; s variabilním symbolem, který chce obec u vašeho odvodu, nemá nic společného (viz níže).

V administraci u rezervace vidíte, kdy byla žádost o platbu odeslána, a e-mail můžete kdykoli poslat znovu: na kontakt z rezervace, na e-mail z účtu hosta nebo na libovolnou adresu, třeba sami sobě. Platební údaje můžete u jednotlivé rezervace i upravit. QR kód v přehledu pobytu se změní hned, už odeslané e-maily ale zůstanou se starými údaji, takže je pošlete znovu.

Jak platbu potvrdíte

Best Guest váš bankovní účet nevidí, a sám tedy nepozná, jestli host zaplatil. Když platbu na výpisu najdete, kliknete u rezervace na Označit jako zaplaceno, zadáte přijatou částku a datum a Best Guest hostovi e-mailem pošle potvrzení o úhradě. Při chybě jde potvrzení vrátit zpět. Potvrzovat a vracet platby mohou jen vlastníci a manažeři účtu.

Host vám může v přehledu pobytu dát vědět tlačítkem Zaplatil(a) jsem a vám přijde e-mail. Je to jen jeho oznámení: platbu ověříte na výpisu a potvrdíte vy.

Pokud chcete mít platbu jistou ještě před příjezdem, můžete u ubytování zapnout, aby host dostal pokyny pro příjezd a kód ke dveřím až po vašem potvrzení platby.

Jak poplatek zaplatit obci

QR kód od hosta řeší jen výběr. Odvod obci je samostatný krok a jeho pravidla určuje vyhláška vaší obce. Zákon jí ukládá stanovit sazbu, lhůtu pro ohlášení (pokud ohlášení nevyloučí) a splatnost poplatku (§ 14 odst. 2). Proto se v každé obci odvádí v jiném rytmu, například měsíčně nebo čtvrtletně.

Na jaký účet a s jakým symbolem platbu poslat, zákon neupravuje. Rozhodují pokyny obce. Například Olomouc přidělí plátci variabilní symbol při ohlášení a chce ho u každé platby; vybraný poplatek je tam splatný do 15. dne měsíce po skončení čtvrtletí. Jiné obce používají jiné symboly, nebo žádné. Zda vaše obec chce i specifický symbol, najdete v jejích pokynech k placení.

Best Guest do hlášení za období přidává QR kód pro platbu obci s částkou za celé období. Kód vytvoří, jen když máme bankovní spojení obce ověřené, a variabilní symbol do něj dá jen tehdy, když víme, jaký vaše obec chce. Jinak ho vynecháme, protože platba bez symbolu se dohledat dá, kdežto platba se špatným symbolem se snadno ztratí. Specifický symbol do kódu nevkládáme. Chybějící symboly proto doplňte podle pokynů obce.

Co si ohlídat

• Obci dlužíte poplatek, i když host nezaplatí. Vybrat poplatek od hosta je vaše povinnost jako plátce (§ 3f odst. 2). Poplatek, který plátce nevybral a neodvedl, může obec stanovit k přímé úhradě jemu (§ 233 odst. 3 daňového řádu, podle kterého se místní poplatky spravují).
• Obci odvádíte původní částku v korunách. Pokud host platil v eurech, dlužíte obci přesnou částku v Kč podle hlášení, ne to, co po přepočtu zaplatil host. Když kurz ČNB dočasně není k dispozici, Best Guest použije záložní zveřejněný kurz platformy, aby žádost nikdy nebyla zablokována. Na tom, co dlužíte obci, to nic nemění.
• Nový účet pro platby hostů oznamte obci. Pokud ubytování provozujete jako podnikání a obec ohlášení nevyloučila, uvádíte v ohlášení i čísla účtů, které k podnikání používáte (§ 14a odst. 2 písm. b). Když kvůli platbám od hostů začnete používat nový účet, oznamte změnu obci do 15 dnů, pokud vyhláška nedává lhůtu delší (§ 14a odst. 4).

Kdy žádost o platbu nevznikne

Kromě nulové částky a neověřené sazby obce Best Guest žádost o platbu nevytvoří ani tehdy, když fakturační profil ubytování nemá vyplněný bankovní účet. Pokud hlavní host nemá e-mailovou adresu, e-mail se neodešle, QR kód ale hosté uvidí v přehledu pobytu. Funkce nikdy nezablokuje uzavření rezervace.

Celou funkci včetně PayPalu, Revolutu a Wise popisuje stránka Platba místního poplatku, výpočet poplatku stránka Poplatek z pobytu. Kdo poplatek neplatí, rozebírá návod Kdo je osvobozen od poplatku z pobytu.