Poplatek z pobytu přes QR kód: jak nechat platit hosty přímo

Jak funkce funguje

Funkce je volitelná a zapíná se pro každé ubytování zvlášť. Jakmile ji zapnete a rezervaci uzavřete, Best Guest:

1. Spočítá poplatek stejnou logikou, jakou používá pro měsíční hlášení obci — podle počtu nocí a nastavených výjimek (např. děti do 18 let nebo sezónní práce).
2. Vybere správný platební formát podle státní příslušnosti hosta: český QR Platba pro české hosty, slovenský PAY by square pro slovenské hosty, nebo celoevropský standard EPC pro ostatní — vždy s předvyplněnou částkou, číslem vašeho účtu a jednoznačným identifikačním údajem. Pokud byl poplatek spočítán v jiné měně, než jakou daný formát očekává (například u českého ubytování pro nečeského hosta), Best Guest částku automaticky převede — ve výchozím nastavení oficiálním denním kurzem ČNB platným v den odeslání žádosti, ve fakturačním nastavení si ale můžete nastavit i vlastní pevný kurz.
3. Pošle e-mail hlavnímu hostovi s kódem a instrukcemi k platbě.
4. Zobrazí stejný QR kód hlavnímu hostovi i v Best Guest po uzavření rezervace, pokud si chce platbu vyřídit později.

Pokud poplatek vyjde na nulu — třeba proto, že jsou všichni hosté od poplatku osvobození — e-mail se neodešle vůbec. Stejně tak se nic nepošle, dokud pro danou obec nemáte v Best Guest ověřenou sazbu; bez ověřených údajů raději nic nepočítáme, než abychom hosta požádali o špatnou částku.

Jak platbu identifikujete

Protože Best Guest platbu nijak neověřuje ani nezprostředkovává — peníze jdou přímo na váš účet —, je důležité umět dohledat, ke které rezervaci platba patří:

• Variabilní symbol je číslo rezervace. Je jedinečné a nemění se ani u opakovaných pobytů stejného hosta. (Celoevropský formát EPC samostatný variabilní symbol nemá — u těchto plateb je zahrnutý přímo ve zprávě pro příjemce.)
• Zpráva pro příjemce obsahuje jméno hosta a datum příjezdu, takže platbu poznáte na první pohled i bez otevírání Best Guest.

V administraci u dané rezervace vždy vidíte, kdy byla platební žádost odeslána, a stejný e-mail můžete kdykoli přeposlat na jinou adresu — třeba sami sobě, pokud chcete mít platbu po ruce při odsouhlasování výpisu z účtu.

Co si ohlídat

• Platbu nikdo neověřuje. Best Guest vám neřekne, jestli host skutečně zaplatil — to je potřeba spárovat ručně podle variabilního symbolu (u plateb EPC podle reference ve zprávě) na výpisu z účtu.
• Odvod obci zůstává na vás. Vybraná částka jde na váš účet stejně jako dosud; Best Guest jen usnadňuje výběr od hosta, samotné hlášení a odvod obci se nemění. Pokud proběhl přepočet měny, obci stále dlužíte přesnou původní částku v měně daného ubytování, ne to, co nakonec zaplatil host.
• Přepočet se ve výchozím nastavení řídí oficiálním denním kurzem ČNB. Místo něj si ve fakturačním nastavení můžete nastavit vlastní pevný kurz. Pokud je kurz ČNB dočasně nedostupný, Best Guest použije záložní zveřejněný kurz platformy, aby žádost nikdy nebyla zablokována. Ať se použije jakýkoli kurz, obci stále dlužíte přesnou původní částku v měně daného ubytování — viz bod výše.

Kdy se e-mail neodešle

Kromě nulové částky a neověřené sazby obce Best Guest e-mail nepošle také v případě, že host nemá vyplněnou e-mailovou adresu nebo pokud ubytování nemá vyplněné bankovní spojení. V obou případech si o odeslání e-mailu i platby rozhodujete výhradně vy — funkce nikdy nezablokuje uzavření rezervace.

Podrobnosti o výpočtu samotného poplatku z pobytu najdete na stránce poplatek z pobytu. Jak zapnout funkci pro konkrétní ubytování, najdete přímo v nastavení dané nemovitosti a na stránce automatizace místních poplatků v Best Guest.