Agoda + Best Guest: registrace hostů bez automatických zpráv

Než začnete

• Aktivní partnerský účet Agody (přístup do YCS)
• Účet Best Guest
• Registrační odkaz Best Guest, např.

https://bestguest.app/l/vase-nabidka?channel=agoda

(Použijte svůj skutečný odkaz. ?channel=agoda zaznamená původ rezervace.)

Použijte správný odkaz: každá nabídka — byt, pokoj, stan, karavan nebo jakákoli vaše nejmenší rezervovatelná nabídka — má svůj vlastní jedinečný registrační odkaz. Pokud správujete více nabídek, ověřte, že kopírujete ten správný. Všechny odkazy najdete v Best Guest v sekci Ubytování → [ubytování] → Nabídky → Kopírovat odkaz na nabídku, nebo je získáte v kroku Nabídky během onboardingu.

Cesta 1 — Odkaz pošlete sami

Protože Agoda neposílá naplánované zprávy, pošlete registrační odkaz v chatu Agody u každé nové rezervace. V Best Guest otevřete Automatizace, přidejte kanál Agoda (Přidat kanál) a zkopírujte si hotovou zprávu s odkazem na vaši nabídku. Poté v YCS:

1. Otevřete rezervaci v Bookings → Reservations a zvolte Chat with guests. Pokud chat není dostupný, požádejte Agodu přes tlačítko Support v YCS o aktivaci Customer Messaging.
2. Odešlete navrženou zprávu — nebo si ji jednou uložte jako opakovaně použitelnou šablonu odpovědi (Agoda je podporuje) a používejte ji u každé rezervace:

Dobrý den (jméno hosta),

před příjezdem prosím dokončete online registraci hosta:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Zabere to asi 2 minuty. Těšíme se na vás.

Pokud Agodu spravujete přes channel manager, který sám posílá naplánované zprávy, nastavte zprávu raději tam — viz všechny integrace.

Důležité: Agoda ve zprávách skrývá adresy URL

Agoda ve zprávách pro hosty automaticky skrývá adresy URL, aby předešla phishingu (nápověda Agody), takže registrační odkaz nemusí k hostovi dorazit v původní podobě. Než se na tento postup spolehnete u všech rezervací:

1. Otestujte s vlastní rezervací a ověřte, že registrační odkaz zůstane viditelný.
2. Pokud je odkaz skrytý, pošlete ho jinak:
   • e-mailem hostovi (přímo z Best Guest nebo z e-mailu vaší nabídky), pokud jeho adresu máte;
   • přes WhatsApp nebo telefonicky;
   • uveďte registrační URL v informacích před příjezdem nebo v dokumentech k check-inu.

Doporučení: připomínka jeden den po příjezdu

Best Guest automaticky připomene hlavnímu hostovi, pokud registraci začal, ale nedokončil ji. Pokud host formulář vůbec neotevře, tato automatická připomínka ho nezastihne — proto mu 1 den po příjezdu pošlete druhou zprávu sami, pouze s odkazem:

Dobrý den (jméno hosta),

je vše v pořádku? Vyplnili jste všechny formuláře a jsou údaje správné?
Pokud ještě potřebujete něco doplnit nebo změnit, použijte tento odkaz:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Cesta 2 — Synchronizace iCal

Pro import rezervací z Agody do funkce Ověření rezervací v Best Guest zkopírujte odkaz na kalendář z YCS a vložte ho do Best Guest:

1. V YCS otevřete Calendar → Calendar connections.
2. Klikněte na Copy calendar link — to je exportní (.ics) odkaz vašeho kalendáře na Agodě.
3. V Best Guest otevřete Automatizace, přidejte kanál Agoda (Přidat kanál) a vložte odkaz v kroku Synchronizujte svůj kalendář Agoda (jedno pole pro každou nabídku). Nebo použijte Kalendář → Správa kalendářů → Přidat novou integraci, vyberte kanál Agoda a vložte odkaz tam.

Dobré vědět:

• Jen typy pokojů s jednou jednotkou. Propojení kalendáře Agody je dostupné u typů pokojů s jednou jednotkou (typicky samostatný apartmán). Pokud má typ pokoje jednotek víc, Agoda iCal nenabízí — synchronizujte přes připojený channel manager, viz všechny integrace.
• Ne okamžitě. Agoda obnovuje propojené kalendáře několikrát denně (v YCS je hned obnovíte tlačítkem Refresh connections) a Best Guest kalendář načítá pravidelně (v Kalendáři to vynutíte tlačítkem Synchronizovat teď), takže nová rezervace se může objevit s prodlevou.
• Best Guest nikdy nemění vaši dostupnost. Kalendáře pouze čte, aby ověřil, že každý pobyt má registraci hosta. Aby nedocházelo k overbookingu mezi Agodou, Booking.com a Airbnb, propojte kalendáře portálů navzájem (každý importuje ty ostatní dva — do Agody jejich odkazy vložíte do pole Other website link) nebo použijte channel manager. Ani iCal ale okno pro overbooking úplně nezavře, protože portály se obnovují jen jednou za několik hodin.

Doporučený harmonogram

Chat Agody je ruční, proto tyto zprávy posíláte sami:

• Rezervace potvrzena → odešlete registrační zprávu
• 2–3 dny před příjezdem → připomínka, pokud se host ještě neregistroval — kdo chybí, ukáže Ověření rezervací
• 1 den po příjezdu → připomínka pro hosty, kteří nedokončili registraci
• Odjezd → poděkování (volitelné)

Registraci a pokyny k přístupu držte v oddělených zprávách.

Ověření

Po odeslání první zprávy ověřte, že vše funguje:

1. V YCS otevřete nedávnou rezervaci ze své nabídky na Agodě: Bookings → Reservations → Chat with guests.
2. Odešlete navrženou zprávu a ověřte, že odešla.
3. Ověřte, že registrační odkaz je viditelný — pokud je skrytý, podívejte se na část „Agoda ve zprávách skrývá adresy URL” výše.
4. Jakmile se odkaz na kalendář Agody synchronizuje, zkontrolujte, že se rezervace zobrazí v Kalendáři Best Guest.

Řešení potíží

Chat není v YCS dostupný — Customer Messaging nemusí být pro vaše ubytování zapnutý; požádejte Agodu přes tlačítko Support v YCS.

Host odkaz nevidí — Agoda ho mohla skrýt; otestujte s vlastní rezervací a použijte náhradní možnosti výše.

V YCS není „Calendar connections” — nabízí se jen u typů pokojů s jednou jednotkou. U typů pokojů s více jednotkami synchronizujte přes channel manager.

Rezervace chybí v Best Guest — ověřte odkaz na kalendář, počkejte na další načtení nebo v Kalendáři klikněte na Synchronizovat teď a zkontrolujte, že odkaz pro hosty obsahuje ?channel=agoda.

Další kroky

• Jak fungují automatické zprávy hostům (u kanálů, které je podporují)
• Jak funguje synchronizace iCal
• Související: e-chalupy.cz · Hotely.cz · Megaubytko · všechny integrace