Cloudbeds + Best Guest: automatizujte registraci hostů

Než začnete

• Aktivní účet Cloudbeds se zapnutou funkcí Guest Experience
• Účet Best Guest
• Registrační odkaz Best Guest, např.

https://bestguest.app/l/vase-nabidka?channel=cloudbeds

(Použijte svůj skutečný odkaz. ?channel=cloudbeds zaznamená původ rezervace.)

Použijte správný odkaz: každá nabídka — byt, pokoj, stan, karavan nebo jakákoli vaše nejmenší rezervovatelná nabídka — má svůj vlastní jedinečný registrační odkaz. Pokud správujete více nabídek, ověřte, že kopírujete ten správný. Všechny odkazy najdete v Best Guest v sekci Ubytování → [ubytování] → Nabídky → Kopírovat odkaz na nabídku, nebo je získáte v kroku Nabídky během onboardingu.

Cesta 1 — Automatická zpráva

V Cloudbeds spojuje jedna automatická zpráva časování, filtrační podmínky i samotný text. Nastavíte ji jednou za nabídku a Cloudbeds ji aplikuje na budoucí rezervace.

Krok 1: Připravte text zprávy

Cloudbeds umožňuje napsat zprávu přímo při přidání typu automatizace Message Guest, takže samostatná šablona není nutná. Použijte tento text:

Dobrý den {{guest.first_name}},

před příjezdem prosím dokončete online registraci hosta:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Zabere to méně než 2 minuty. Těšíme se na vás.

Držte zprávy krátké — Cloudbeds omezuje automatické zprávy na 640 znaků.

Krok 2: Vytvořte automatickou zprávu

1. Přejděte na Automation → Guest Experiences → Automated Messages → New Automated Message.
2. Zadejte Title „Best Guest Registrace” (jen pro interní účely).
3. Filter Condition: nechte prázdné, aby se zpráva vztahovala na všechny rezervace (vyhněte se jednomu pravidlu na OTA).
4. Recipient Type: X Days Before Arrival → 2 dny (1 den u krátkých pobytů).
5. Zapněte Missed Messages, aby rezervace vytvořené po naplánovaném čase obdržely zprávu ihned.
6. Automation Type: Message Guest; vložte text zprávy z Kroku 1.
7. Kanál: Email (SMS/WhatsApp volitelně), odeslaný hostovi.
8. Klikněte na Save a ověřte, že je automatizace aktivní.

Doporučení: připomínka jeden den po příjezdu

Best Guest automaticky připomene hlavnímu hostovi, pokud registraci začal, ale nedokončil ji. Pokud host formulář vůbec neotevře, tato automatická připomínka ho nezastihne — proto se vyplatí naplánovat druhé pravidlo automatizace, a to 1 den po příjezdu místo před ním, pouze s odkazem:

Dobrý den {{guest.first_name}},

je vše v pořádku? Vyplnili jste všechny formuláře a jsou údaje správné?
Pokud ještě potřebujete něco doplnit nebo změnit, použijte tento odkaz:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Cesta 2 — Synchronizace iCal

Odkaz iCal z Cloudbeds dává Best Guest pouze obsazenost pokojů, ne podrobnosti rezervací. Rezervace z Cloudbeds tedy neimportuje a do funkce Ověření rezervací nevstupuje: Best Guest z něj nepozná, které pobyty ještě potřebují registraci. Pokud ho přesto chcete připojit, zkopírujte exportní (.ics) odkaz kalendáře z Cloudbeds pro každý typ pokoje (Distribution → Discover → View channel / View iCal links) a vložte ho do Best Guest — jeden odkaz pro každý typ pokoje. Samotnou registraci zajišťují automatické zprávy z Cesty 1.

Doporučený harmonogram

• Rezervace potvrzena → jen potvrzení
• 2 dny před příjezdem → registrační odkaz
• V den příjezdu → pokyny k přístupu
• 1 den po příjezdu → připomínka pro hosty, kteří nedokončili registraci
• V den odjezdu → poděkování

Řešení potíží

Host zprávu nedostal — zkontrolujte, že je automatizace zapnutá, typ příjemce, časování a že je kanál zpráv aktivní.

Rezervace na poslední chvíli ji minuly — zapněte Missed Messages.

Rezervace chybí v Best Guest — ověřte URL a ?channel=cloudbeds.

Další kroky

• Jak fungují automatické zprávy hostům
• Jak funguje synchronizace iCal
• Související: SiteMinder · Mews · všechny integrace